こんにちは！NEO FLAG.です。
昨今の働き方改革の影響により、私たちの働き方は大きく変わりつつあります。
在宅勤務などのテレワークを導入したり、派遣や業務委託者がチームメンバーに増えたりと、これまでより社内コミュニケーションに気を配るシーンが増えているのではないでしょうか？
今回は、会社における良好なコミュニケーションについて取り上げていきます。
コミュニケーションの種類から、良好なコミュニケーションがもたらすメリット、具体的なコミュニケーション手法までまとめてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
「コミュニケーション能力が高い人」とは
社内コミュニケーションを円滑にする手法の前に、まずはコミュニケーション能力が高い人の特徴を押さえていきましょう。
みなさんの周りで、コミュニケーション能力が高いと感じさせるのはどのような人でしょうか？思い浮かべてみてください。
- 盛り上げ上手な人
- 聞き上手で傾聴力の高い人
- 理解力が高く、説明の上手な人
いろいろな特徴があげられます。
日本コミュニケーション能力認定協会による定義
日本コミュニケーション能力認定協会では、コミュニケーション能力の要素を以下３つに集約して紹介しています。
- 聴く力
- 伝える力
- 人の気持ち（心理）をくみ取る力
つまりコミュニケーション能力の高い人とは、「相手の心理・心情に寄り添いながら話を聴き、自らの考えを適切に伝えることができる人」と言い換えられるでしょう。
コミュニケーションの種類は2つ
次に、コミュニケーションの種類についてみていきましょう。
私たちが普段何気なく他者とコミュニケーションを図るとき、２種類のコミュニケーションを併用していることをご存知でしたか？
２種類のコミュニケーションとは、以下の2つです。
- 非言語コミュニケーション（ノンバーバルコミュニケーション）
- 言語コミュニケーション（バーバルコミュニケーション）
それぞれ詳しくみていきましょう。
非言語コミュニケーション
非言語コミュニケーションとは、言葉を使用しないコミュニケーションのことで、ノンバーバルコミュニケーションとも呼ばれています。
具体的には、表情やしぐさ、声のトーン、身振り手振りや服装までもが含まれます。
昔から、「目は口程に物を言う」という慣用句がありますね。実際に発せられる言葉以上に、私たちが示す表情や動作は、相手に何らかのメッセージを伝えています。
例えば、子ども同士がけんかをしたとき。言葉では「ごめんね」と言っていても、表情は怒ったままで全く謝罪の気持ちがにじみ出ていない、というシーンを見たことがあるでしょう。
反対に、うまく言葉で表現できていなくても、「申し訳ない」という雰囲気が態度や表情からくみ取れる場合もあります。
このように、私たちが見せる表情やしぐさなどの非言語コミュニケーションは、言葉以上のメッセージを相手に届けることがしばしばあります。
コミュニケーションを円滑に図るために、気をつけたいポイントのひとつです。
言語コミュニケーション
もうひとつのコミュニケーションが、「言語コミュニケーション」です。バーバルコミュニケーションとも呼ばれています。
これは他者と「言葉」で伝え合う会話に代表されるような、言語を用いたコミュニケーションのことです。会話以外にも、メールやチャットなどのテキストによるコミュニケーションも、言語コミュニケーションに含まれます。
言語コミュニケーションは、複数の人が情報を交換したり、気持ちや状況をシェアしたりする際に、正確に伝えられる有効なコミュニケーション手法です。
一方で、言葉選びが適切でなかったり、不明瞭だったりすると、相手に誤解を与えてしまう危険性もはらんでいます。
大切なのは、相手にとって誤解のない正確な言葉によって、わかりやすく表現すること。そして、話す場面や状況、相手の置かれている立場や心情に配慮した「ふさわしい」言葉で、「敬意と親しみ」を込めて表現すること。
これらが、言語コミュニケーションの重要なポイントです。
コミュニケーション能力はもはや“ビジネススキル”
プライベートの場だけでなく、仕事のシーンにおいても、コミュニケーション能力は必須のビジネススキルと言えます。
コミュニケーション能力はポータブルスキルでもある
みなさんは、「ポータブルスキル」という言葉をご存知ですか？
ポータブルスキルとは、職場や職種が変わっても生かすことができる「持ち運び可能な能力」です。財務部における会計知識のような専門スキルとは異なり、どんな職場でどんな仕事をしていても、必須となるビジネススキルです。
厚生労働省は、このポータブルスキルの構成要素を以下２つにまとめています。
- 仕事のし方
- 人とのかかわり方
このうち「人とのかかわり方」は、まさにコミュニケーションに関するスキルです。
社内の関係者と質の高いコミュニケーションが図れるか、顧客やパートナーと良好な人間関係を築けるか、といったスキルが「人とのかかわり方」に区分されるものです。
社内外の多様な関係者と良好な人間関係を築くために必要なコミュニケーション能力は、もはや働く人すべてにとって必須のビジネススキルと言えるでしょう。コミュニケーション不足を避けようとする企業が多いこともよくわかります。
社内のコミュニケーションを活性化させるメリット
仕事をするうえで必須となる、コミュニケーション能力。
ひとりひとりが自らのコミュニケーション能力を向上させると同時に、組織としてコミュニケーションの豊かなチーム作りが大切です。
コミュニケーションが活性化されると、どのようなメリットがあるのでしょうか？社員側、会社側の双方のメリットを確認してみましょう。
社員側のメリット
社内コミュニケーション活性化による、社員側のメリットは大きく分けて以下３つです。
モチベーションアップにつながる
誰だって、殺伐とした冷たい雰囲気の職場で仕事をするより、良好な人間関係の中で仕事をする方が、気分が良いものです。コミュニケーションが活性化し、個人間の人間関係が良好に保たれていれば、仕事に対するモチベーションが高まります。
また、上司とのコミュニケーションが良好であれば、仕事のゴールや目的を密に共有することができ、自分の仕事の意義を認識できる機会が増えるでしょう。
何のために仕事をするのかという目的意識が芽生えることで、仕事に対するモチベーションを向上させることができます。
生産性がアップする
職場のコミュニケーションが活発になれば、社員同士で共有する情報の精度があがります。
上司・同僚と気兼ねなく会話できる環境にあれば、ささいな情報でもお互いがやりとりできるようになり、誤解や誤認によるミスを減らすことができるでしょう。
また、普段からコミュニケーションが良好で、相手の人となりをよく理解できていれば、仕事の進め方も工夫することができます。例えば、同僚がちょっと時間にルーズな一面があるとわかっていれば、あえて締め切りを少し早めに設定して仕事を依頼することができます。
情報のやり取りをスムーズにし、相手を理解した上で仕事を進めていくことで、業務に対するイライラを減らすことができます。結果として、効率的な業務遂行につながるのです。
困ったときに助け合える
3つ目として、困ったときに助け合えるというメリットがあげられます。
仕事を進める上で困りごとがあったときや、誰かに助けを求めたいとき、コミュニケーションが良好な間柄であれば、気軽に相談することができます。
また、普段から良好なコミュニケーションが図れていれば、その人の「普段」の様子がわかります。何気ない会話やしぐさから、普段と異なるちょっとした変化に気づくことができ、声をかけてあげることもできるでしょう。
コミュニケーションを密に図ることで、社員同士が助け合って仕事を進めることができるようになります。
このように、職場のコミュニケーションが活発になることで、働く社員ひとりひとりにとってたくさんのメリットがもたらされます。
会社・職場側のメリット
会社や組織にとっても、コミュニケーションの活性化には複数のメリットがあります。
代表的なメリットを３つご紹介します。
社員の離職率低下につながる
まずわかりやすいのは、社内のコミュニケーションと離職率の関係性です。
厚労省が発表した「令和2年雇用動向調査結果の概況」では、転職入職者が前職を辞めた理由についての調査結果が示されています。
本調査によると、「会社都合」や「定年・契約期間の満了」「その他」を除く退職理由の中で、「職場の人間関係が好ましくなかった」の占める割合は、男性で第2位、女性では第1位となっています。
職場のコミュニケーションが良好でなく、人間関係が好ましくないと感じることは、社員の離職原因になりかねません。
優秀な社員に長く働いてもらうために、社内コミュニケーションの活性化は必須の対策と言えます。
チームの労働生産性向上につながる
生産性と人間関係に関する有名な実験として、シカゴのウェスタン・エレクトリック社のホーソン工場で行われた、「ホーソン実験」があります。仕事の生産性に影響する様々な要素について調査した実験ですが、このなかで注目すべき結果が得られています。
それは、職場における非公式な組織（インフォーマル・グループ）が、仕事の生産性に影響をもたらす、というものです。
非公式な組織とは、会社で作られた部や課のような正式なグループではなく、自然発生的に作られた集団のことです。平たく言うと、気の合う者同士が自然に集まった、仲の良い集団です。
ホーソン実験では、所属部門や階層を超えた非公式な組織が、社員同士の勤労意欲を支えるモチベーションに繋がり、生産性の向上につながることを明らかにしています。
気の合う仲間がいる職場の方がよりモチベーションが上がり、仕事への意欲につながることは、みなさんの実感としてもおわかりいただけるのではないかと思います。
部や階層の垣根を超えたコミュニケーションは、会社全体の労働生産性の向上につながります。
新しいアイディアが生まれやすくなる
コミュニケーション活発化による3つ目のメリットとして、新しいアイディアが生まれやすくなる、というものがあります。職場のコミュニケーションが良好で、互いに信頼できる関係性を築くことができると、職場の「心理的安全性」が高まります。
「心理的安全性」とは、ハーバード大学で組織行動学を研究するエイミー・エドモンドソン教授が提唱した考え方です。
自らが所属するチームにおいて、何かを発言することを躊躇する必要がなく、率直に意見をぶつけあっても、人間関係が悪化する心配のないような状態が、心理的安全性が保たれた状態です。
良好なコミュニケーションが図られ、心理的安全性が担保された組織では、社員ひとりひとりが率直に自分の意見を発言することができます。忖度のない議論の中からは、これまでにないイノベーティブな意見やアイディアが生まれやすくなるでしょう。
コミュニケーション施策は、社員同士が率直に議論し合える環境づくりにプラスの影響をもたらすのです。
コミュニケーションに苦手意識を持つ人の原因と対処法
ここまでコミュニケーション能力や、コミュニケーション活性化がもたらす重要性やメリットをご紹介しました。
しかし、コミュニケーション能力が社会人必須のビジネススキルだと理解していても、苦手意識を持っている人が少なくありません。どうして、コミュニケーションが苦手だと感じるのでしょうか。
その原因と対策を考えてみます。
会話が続かない、雑談ができない人の対処法
コミュニケーションが苦手だと感じる理由として、他者と会話が続かない、雑談ができないことをあげる方は多いでしょう。「コミュニケーション能力の高い人」というと、どんな人とも途切れることなく流暢におしゃべりできるような人物をイメージしているからかもしれません。
しかし、前述した通りコミュニケーション能力の3要素は「聴く力」「伝える力」「人の気持ち（心理）をくみ取る力」です。
自分から話すのが苦手だと感じる人は、相手の話を良く聞くことに注力しましょう。人は、自分の話をすると快感を得られる生き物。自分の話に真摯に耳を傾けてくれていると感じれば、相手は積極的に話を続けてくれるはず。話が続かない、沈黙が続いてしまう、という状況を回避できるでしょう。
状況説明が不得意な人の対処法
うまく状況を説明できないことが原因で、コミュニケーションに苦手意識を感じている人もいます。状況説明が苦手な人は、論理的思考のフレームワークを活用すると良いでしょう。
意識ひとつで簡単に取り入れられるのが、「空雨傘」のフレームワークです。「空雨傘」は、相手に納得感のあるストーリー構成で説明する際に活用します。
「空が曇っている（＝事実）、これから雨が降るだろう（＝仮説）、だから傘を持っていこう（＝行動）」という流れで話をすると、相手に状況がうまく伝わります。
状況説明の苦手な方は、「雨（＝仮説）」の部分が会話から抜け落ちがちです。仮説をきちんと伝えることで、コミュニケーションエラーの多くが改善されるでしょう。
コミュニケーション能力は鍛えられる後天的なスキルです。苦手意識のある人ほど、取得できるスキルだと認識して練習してみましょう。
質問の仕方がわからない人の対処法(新入社員、若手社員など)
上司や先輩に対してうまく質問ができない、という悩みもあるでしょう。多くの場合、質問の仕方に問題があるのではなく、自分自身「何が分からないのかわかっていない」状態で質問してしまうことに問題があります。
誰かに質問をする前に、一度自分が理解できていること・できていないことをメモなどに書き出してみましょう。また、何が分からないのかまるでわからない場合には、素直にそのまま上司に伝えることが大切です。
そもそも与えられている情報が少なすぎる場合などは、自分で疑問点を見つけ出すことが困難です。「きちんと理解できていないので、もう一度全体像を教えていただけますか？」とお願いしてしまった方が、結果的に相手の時間短縮になる場合もあります。
チームメンバーと協力しながら仕事をするのが苦手な人の対策法
最後に、他者との協業が苦手な場合について取り上げてみましょう。
他者とコミュニケーションを図りながら仕事をすることにわずらわしさを感じたり、苦手意識を持っていたりする方もいます。できるだけ単独で作業できる仕事にアサインしてもらうことがベストですが、他者と全く関わらずに仕事をすることはほぼ不可能です。
対面での会話が苦手なら、コミュニケーションのベースをチャットやメールにしてもらうことも、解決策の一つです。
無理に雑談に参加して疲弊する必要はないので、仕事を遂行する上で最低限必要なコミュニケーションにだけ注力するよう意識してみてください。「雑談しなくても良い」と思うだけで、少しは気が楽になるのではないでしょうか。
コミュニケーション手法１：オンラインを活用する方法
ここからは具体的なコミュニケーション手法についてピックアップしてご紹介します。
まずは「オンラインを活用したコミュニケーション手法」です。
コロナ禍で在宅勤務に切り替える企業も増え、社員同士がリアルで交流できる機会が激減しました。これにより、オンラインで活発なコミュニケーションができるよう、環境を整える企業も増えています。
社内イントラネットの整備
社内イントラネットとは、組織内での情報ネットワークのこと。インターネットは全世界の人間がアクセス可能ですが、イントラネットは組織に属する限られたメンバーのみがアクセス可能です。企業だけでなく、学校や行政など、あらゆる場面で活用されています。
社内イントラネットには、ファイル共有機能やメッセージ機能に加え、掲示板機能、社員プロフィール機能を備えたものもあります。仕事の進捗を管理できるだけでなく、コミュニケーションを深めるためにイントラネットを活用するケースも少なくありません。
チャットツールの導入
社内の主な連絡手段として、チャットツールを導入するケースもあります。
メールのようにビジネスライクで長い文面を送るのではなく、「◎◎の進捗を教えてください」「伝言ありがとう！」など短文でカジュアルなコミュニケーションが可能です。
多くの企業に導入されている主なチャットツール
社内SNSの導入
社内SNSでのコミュニケーションを促す企業も増えています。
各々がプロフィールページを持てるため、お互いの所属部署や肩書き、顔を確認するのにも役立ちます。
また、「仕事に役立つ情報」や「業界の最新トピックス」などの情報をフィード上で確認できるのも、社内SNSが人気の理由です。
コミュニケーション手法２：メディアを活用する方法
社内独自のメディアを活用したコミュニケーション手法もあります。
社内報
社長のメッセージや会社の方向性を示すのにも役立つ「社内報」。しかし、コミュニケーションに活用する企業も少なくありません。
社内報の企画例
- 社員対談企画
- 新入社員紹介
- プロジェクトチーム紹介 など
これらの企画を用いて、各社員のメッセージや取り組みを知らせるためのツールとしても活用されています。
他にも「社内部活動紹介」や「部員募集」など、リアルのコミュニケーションにつながるページづくりを行う企業もありますね。
社内メルマガ
社内報はコミュニケーションにも役立つ手法ではありますが、以下のデメリットがあります。
- 編集担当の負担が大きい
- 印刷費用がかかる
これらのデメリットを解消できるコミュニケーション手法が「社内メルマガ」です。
社内報に載せるような情報をメルマガとして全社員に配信する方法です。文面の作り込みや印刷する必要がないため、より手軽に行うことができます。
コミュニケーション手法３：対面で行う方法
社員同士が対面で行うコミュニケーション手法についてご紹介します。
コミュニケーション研修
外部講師によるコミュニケーション研修です。コミュニケーション研修と一口に言っても、相手の話を聴く「ヒアリングスキル」や、営業などで使える「交渉術」など、さまざまなプログラムがあります。共通するのは、「話す・聴くスキルを伸ばすこと」。自社の社風や目的に合う講義を採用すると良いでしょう。
コミュニケーション研修の内容は多くの場合、簡単なアイスブレイクから始まり、「他己紹介」「チームでの取り組み」を行います。
ワークショップ
ワークショップとは体験型講座のこと。日常業務やスキルアップ研修とは異なる、エンターテイメント性のあるレクリエーションを取り入れる企業も多いですね。
ワークショップの企画例
- アウトドア体験
- 1日留学体験
- ものづくり系講座 など
社員を少人数チームに分け、非日常体験を共有することで、チーム力や従業員エンゲージメントを向上させる狙いもあります。
メンター制度
メンター制度とは、若手社員(or新入社員)の教育制度のひとつ。比較的年齢が近い先輩社員が“メンター”の役割をつとめ、仕事だけでなくそれにまつわる悩みや、他部署とのコミュニケーションなどをサポートします。
先輩社員が、右も左もわからず、不安感を抱えた若手社員を支えることで、両者の成長を促すための取り組みです。メンターは社内で最も身近な存在のため、コミュニケーションのきっかけづくりにもなります。
コミュニケーション手法４：社内イベント
コミュニケーション手法のひとつとしてよく導入されているのが「社内イベント」です。
社内イベントの実例について詳しく知りたい方はYOUTUBEをチェック☆
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