こんにちは！NEO FLAG.です。
テレワークを導入している企業の人事・総務の皆さんに質問です。アフターコロナのいま、社内コミュニケーションを活性化させるために、社員にオフィス出社をしてもらいたいとお考えの方も多いのではないでしょうか？
「毎日出勤でなくても、週に何度かは出社して顔を見て働ける環境を作りたい」
「でも、一度テレワークに慣れた社員はなかなか出社したがらない…」
そのようにお悩みの方も多いでしょう。
今回は、企業におけるテレワークの実態を企業側・社員側の双方から解説したうえで、「社員の出社率を上げるための具体的な施策」をご紹介します。
会社も社員も納得したワークスタイルの実現に向けて、ぜひ参考にしてくださいね。
新型コロナを機にワークスタイルが変化。コロナ禍ではテレワーク・在宅勤務が主流に
まずは、急速にテレワークが普及した背景を確認しましょう。
日本においてテレワークが普及するきっかけになったのは、新型コロナウイルスの感染拡大です。
日本国内でのコロナ感染者拡大を受け、2020年4月7日には関東を中心とする7都府県で緊急事態宣言が発令されました。「不要不急の外出を控える」という目的のもと、企業には出社を控えて勤務する「テレワーク」の導入が求められたのです。
テレワーク環境整備を補助する助成金が複数発表され、ITツールの導入や人事制度の改定などを急ピッチで整え、多くの企業がテレワークを開始しました。
日本におけるテレワークの急速な普及は、新型コロナウイルスの感染拡大による副産物とも言えます。
新型コロナウイルスによる緊急事態宣言以降、日本企業でのテレワーク導入が急激に進行しました。
総務省の発表によると、1回目の緊急事態宣言前の2020年3月に17.6%だったテレワーク導入率は、宣言後の5月～6月に56.4％まで急増しました。過半数がテレワークを導入したことになります。
規模別に導入率をみると、大企業でのテレワーク導入率は83%、中小企業では50.9%となっています。
大企業のほとんどが、何らかの形でテレワークを導入したのです。
新型コロナウイルスの感染拡大は、私たちの働き方を大きく変えたといえます。
アフターコロナで主流になるハイブリッドワークとは
爆発的な感染拡大と死者数がある程度落ち着いた今、私たちは「withコロナ」「アフターコロナ」の時代を迎えたといわれています。
そしてアフターコロナの今、新たな働き方として「ハイブリッドワーク」が注目されています。
ハイブリッドワークとは出社&テレワークを組み合わせた働き方
「ハイブリッドワーク」とは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた、新しい働き方です。
週2日はオフィスに出社して勤務し、残り3日は在宅勤務をするといった、出社・在宅の混合型のスタイルが増えているのです。
CBRE株式会社が2022年3月に発表した調査によると、コロナ収束後もハイブリッドワークを続ける企業は約70％となっています。
ハイブリッドの割合については、出社率80～90％が最も多く、中央値は70％です。
つまり、「7割出社・3割在宅」で勤務する人が多くなると予想されています。
アフターコロナの時代、出社とテレワークの両方の利点を生かせるハイブリッドワークが、私たちの働き方の主流となっていくでしょう。
コロナ収束後は「完全出社」させる企業が約3割になる見込み
同調査によると、約7割の会社がハイブリッドワークの意向を示す一方で、残り約3割の企業では100%出社が予定されています。
もともとテレワークを実施したことがない企業が6.7%であるため、その他の約13%は、完全リモートワークかハイブリッドワークから、完全出社に切り替える予定ということになります。
感染予防として一時的にテレワークを実施してみたものの、業態に合わない、社風に合わないなどの理由で、テレワークをやめる企業が一定数存在するといえるでしょう。
現在、全従業員に出社を求めている企業が全体の約半数
別の調査結果からも、テレワークの実態を確認してみましょう。コーン・フェリー・ジャパンは、全世界112か国の人事・報酬担当者にオンラインアンケートを実施。2023年1月に結果を公表しました。
この調査によると、「すべての従業員が出社を求められている」割合が47%と、約半数に上ることがわかります。
また、71%の企業が社員に対して最低でも週3日以上のオフィス出社を要求しています。
新型コロナウイルスの感染でテレワークが急速に普及した一方で、爆発的な感染拡大の収束に向けて、再度オフィス出社へ舵を切り直した企業が多いことがわかります。
企業が社員のオフィス出社率を上げたい理由
ここまで、ハイブリッドワークや完全出社などの形で、再び社員をオフィスに戻す企業が多くあることを確認しました。
企業が社員のオフィス出社率を上げたい理由として、以下4つが考えられます。
- オフィス内で活発な社内コミュニケーションの実現を図りたい
- 環境が整っている(社員教育、人材育成など)
- 効率良く情報伝達ができる
- 生産性の向上
それぞれ確認しましょう。
オフィス内で活発な社内コミュニケーションの実現を図りたい
一つ目は、オフィス内での活発な社内コミュニケーションの実現です。
テレワークでは、メールやチャットツールなどを活用した業務上のコミュニケーションが可能です。
一方で、社員同士がお互い顔を合わせて談笑をしたり、食事を共にしたりするような機会は大きく減少しました。特に、コロナの感染拡大が顕著だった2020年～2022年に入社した「コロナ入社組」の新卒・中途社員の方の中には、ほとんどオフィスに出社したことがない、リアルに社員と顔を合わせたことがない、という方もいます。
社員がオフィスに出社するようになれば、自然と会話をする機会が生まれ、コミュニケーションが活性化します。お互いの人となりをよく理解し、支え合って仕事をしていく土台作りとして、オフィス出社を促進する企業が多いと考えられます。
環境が整っている(社員教育、人材育成など)
社員教育や人材教育を行ううえで、テレワークよりもオフィスの方が環境面で整っていると考える企業もあるでしょう。
特に新入社員のうちは、先輩社員の動きや言動を見て仕事を覚えていきます。オフィス出社することで、上司や先輩社員から直に業務を学んでほしいと考える方も企業も多数派です。
また、オフィス出社していれば、上司も新入社員の動きを見ながら直接指導できます。困っていることに気づいてフォローしたり、相談に乗ったりすることもできます。
テレワークでも業務指示や進捗確認はできますが、同じ空間で仕事をしていない分、細やかな部下指導には不向きな面が多くあります。そのため人材育成の観点から、出社を促す企業が多いと考えられます。
効率良く情報伝達ができる
オフィス出社の方が効率よく情報伝達ができる、と考えている企業も多いでしょう。メールやチャット、オンラインミーティングなどのツールを活用すれば、テレワークでも情報伝達は可能です。
一方で、いちいちすべての情報を活字にしたり、オンラインツールを開くのに手間がかかったり、効率的でない側面もあります。なかには、オンラインツールが不慣れな社員もいるでしょう。
また、悪い報告内容の場合はなかなか文字では伝えづらく、報告が遅れてしまうことも考えられます。
オフィス出社していれば、隣に座っている上司や同僚に簡単に声をかけたり、相談したりできます。情報を素早く、タイムリーに共有できるのは、社員みんながオフィス出社する大きなメリットです。
生産性の向上
テレワークよりもオフィス出社する方が、生産性が高いと考える企業もあるでしょう。
オフィスには、業務に必要な文房具や機材などがそろっています。過去のデータを紙で保存している企業の場合、オフィスでしか閲覧できないデータなどもあります。テーブルやイスなどのオフィス家具も業務用に揃えられているため、自宅のダイニングなどで作業するより効率的です。
上司や同僚への相談にかかる手間、相手の業務状況を確認する手間などを考えても、同じ空間で仕事をする方が業務効率がよいと考える企業もあるでしょう。テレワークによって生産性が下がったと感じている企業ほど、生産性向上のためにオフィス出社に戻したいと考えている可能性があります。
社員がオフィスに出社したくない(テレワーク、在宅勤務を希望する)理由
会社側がオフィス出社を促す一方で、テレワークや在宅勤務を続けたいと考える社員も多くいます。社員側の事情を考えると、以下のような理由が考えられます。
- 自宅やシェアオフィスの方が集中して仕事ができる
- オンラインを活用した働き方が定着したから
- プライベートの時間を大切にできる
- 新型コロナの感染リスクが気になる
オフィス出社したくない理由を把握することで、出社を促す方法が見えてきます。
自宅やシェアオフィスの方が集中して仕事ができる
社員がオフィス出社したくない理由として、自宅やシェアオフィスの方が集中して仕事ができると考えていることがあげられます。
自身で自宅の家具・家電を整えられる方であれば、会社が一律に準備するオフィスよりも、自分のスタイルに合った仕事環境を整備できます。電話対応や来客対応の手間が減ったり、他者から急に話しかけられたりすることもないので、集中して自分のペースで仕事ができます。
また、シェアオフィスの場合、プリンターや宅配などのサービスが充実していたり、ドリンクフリーで息抜きできる環境が整っていたりと、働きやすさに配慮がなされています。
自宅やシェアオフィスと同等、あるいはそれ以上にオフィスが集中できる環境であれば、出社を希望する社員は増えるでしょう。
オンラインを活用した働き方が定着したから
テレワークの実施により、オンラインを活用した働き方が定着し、オフィスに戻りたくない社員もいます。
もともと対人で仕事をするのが得意でない方、会話よりもテキストベースでの情報共有が得意な方にとって、テレワークは自分に合った働き方です。オフィスに出社することに、苦手意識を感じる方もいるでしょう。
また、ＩＴツールの導入やペーパーレスなどによってオンライン勤務が可能な環境であるにもかかわらず、オフィス出社することにメリットを感じられない方もいると考えられます。
テレワークでも仕事ができると証明された企業ほど、「なぜオフィスに戻る必要があるのか」をきちんと社員に説明する必要があります。
プライベートの時間を大切にできる
テレワークによって生まれたプライベートの時間を大切にしたい、と考える社員も多いでしょう。
オフィスへの出勤が必要ないテレワークなら、これまで通勤に使っていた時間を自由に活用できます。子どもの送り迎えや親の介護などが必要な方にとって、出社前後の時間を自由に使えるテレワークは魅力的です。また、資格取得や語学学習など、スキルアップのために時間を有効活用されている方もいます。
近年では、テレワークの普及に伴い、副業に取り組む社員も増えてきました。
これら個人の時間が失われることをストレスに感じている社員が多いと考えられます。オフィス出社を促す際には、社員のプライベートに配慮しつつ、負担をかけすぎない工夫が必要です。
新型コロナの感染リスクが気になる
新型コロナウイルスの感染者数や死亡者数が減っても、やはり感染リスクを心配する社員も多いでしょう。
在宅勤務の場合、他者と全く接触せずに勤務を完了できる場合もあります。一方でオフィス出社をすると、通勤経路やオフィス内で不特定多数の人物と接触する機会が増えてしまいます。
社員自身の健康はもちろんのこと、小さなお子さんや高齢者と同居されている方などは、できるだけ感染リスクを減らしたいと考えます。そのため、出社したくないと考える社員は少なくないでしょう。
社員のコロナ感染は、企業にとっても大きな損失になります。ラッシュアワーの通勤を避ける、オフィス内の感染対策を徹底するなど、感染リスクを抑える配慮が必要です。
社員の出社率を上げる施策1：研修制度、リスキリング制度の拡充
ここからは、社員の出社率を上げる具体的な施策をご紹介します。
1つ目は、「研修制度やリスキリング制度の拡充」です。
仕事を取り巻く社会環境が急速に変動する現在、年齢や経験に関係なく、どのような立場の人でも、自身のスキルや知識を高めていく必要があります。そのため、研修やリスキリング講座を拡充させましょう。
知識を得るだけであれば、オンデマンド教材などの活用で十分です。一方で、他者からスキルを学んだり、チームワークやリーダシップを養ったりする際には、対面での研修が理想です。
そのため人事担当者は、社員が楽しみながら学び、スキル習得できる制度を導入しましょう。普段かかわりのない他部署のメンバーとのグループワークを通じて、社内交流のよい機会にもなります。社員の成長意欲を刺激しつつ、オフィス出社しているからこそできる経験を提供してください。
すでにリスキリングを行なっている企業の事例を参考にしましょう
研修・リスキリングを実施する際のポイント
自社だけで研修制度を拡充することが難しい場合は、研修機会を提供している人材育成企業などの活用が有効です。現状に合った制度導入を検討しましょう。
社員の出社率を上げる施策２：ナレッジシェア会を実施する
2つ目の施策は、ナレッジシェア会の実施です。
ナレッジシェア会とは、「社員が個々に持っている知識や経験・スキル（＝ナレッジ）を、社員同士で共有する場・時間」のことです。
テレワークでは、必要最低限の情報共有は可能である一方、従業員同士のコミュニケーション機会は減少します。先輩社員から仕事の秘訣を聞いたり、アドバイスをもらったりする機会が減っている企業も多いでしょう。そのような課題を解決するためのコミュニケーション手法としても、ナレッジシェア会は有効です。
ナレッジシェア会を通してお互いの知識をシェアする時間を意図的に作ることで、相互に高め合い、業務効率や業績の向上が期待できます。モチベーション低下を防ぐためにも有効です。
ナレッジシェア会を実施する際のポイント
ナレッジシェア会を実施する際には、業務内容のみを説明するのではなく、工夫したこと、大切にしていたポイントなどをシェアしましょう。そうすることで、担当者の熱意や想いまでも感じることができ、業務に対するモチベーション向上が期待できます。
また、普段直接会えない他部署の上司やゲストなどを呼ぶと、直接指導してもらえるチャンスになります。社員がオフィス出社して直接ナレッジをシェアし合うことで、多くの学びが得られるでしょう。
社員の出社率を上げる施策３：集中できる環境にオフィスを整備する
3つ目の施策は、集中して業務に取り組めるオフィス環境の整備です。
オフィスの環境整備は、まず社員へのヒアリングから始めましょう。現在不便に感じているところ、集中できない原因などを把握し、具体的な改善策を検討します。
費用面で大がかりな取り組みが難しい場合でも、小さな取り組みから社員のニーズを取り入れる努力を続けましょう。
オフィス整備の具体例
自宅やシェアオフィス以上に集中できる環境を整備すれば、自発的にオフィス出社する社員が増えるでしょう。具体的には、以下のような環境整備を進めると効果的です。
- オンラインミーティングができるブースの設置
- 集中して作業できる「一人用個室」の設置
- 軽食やドリンクをとれるリフレッシュルームの設置
- サブモニターの提供
- スタンディングデスクの配置
- 観葉植物などオフィスのグリーン化
- アロマや照明、室温や湿度の工夫
社員の出社率を上げる施策４：出社促進に“ケータリング”を活用する
社員の出社率を上げるために、ケータリングを活用する企業が増えています。
ケータリングとは、指定の場所まで料理を届けてくれるサービスのこと。「会社でも気軽にプロの味が楽しめる」と、社内イベント等で活用するケースが多いです。
出社率向上の施策としても、ケータリングは有効です。以下の理由からケータリングが重宝されています。
- ケータリングの美味しい料理・ドリンクに惹かれて社員が出社してくれる
- ケータリング料理を囲めば社内コミュニケーションが活性化する
- コロナ禍で使わなかった福利厚生費、社内コミュニケーション費をケータリング代に充てられる
- ケータリングであれば専属スタッフが用意してくれるため社内イベントほど大掛かりな準備が必要ない など
出社率向上施策のケータリングを行う際のポイント
社員に出社してもらうための施策としてケータリングを行う場合、以下のような形式を採用する企業が多いです。
| いつ？ | ランチタイムや休憩中 |
| どこで？ | 社内食堂 休憩室 自席 |
| ケータリングの形式は？ | 手軽に食べられるボックス料理やフィンガーフード |
上記のように忙しい社員が仕事をしながらでも自由に食べられるよう、「社内食堂や共用の冷蔵庫」に料理を準備し、「使い捨てのボックスに詰めた状態」で提供するケースもあります。
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まとめ：社員の出社率を上げるには、企業側の柔軟な対応も必要
社員のオフィス出社率を上げるために全員を強制出社させると、離職を招く危険性があります。
「自身の要望を軽視された」「プライベートな事情に配慮してくれない」など、社員が企業に対して不満を抱える原因になってしまいます。
まずは社員が出社したくない理由を把握し、柔軟に対応できる環境づくりが大切です。働きやすい環境が整えば、自発的に出社する社員も増えるでしょう。
例えば
- 時短勤務
- 週３日勤務
- ハイブリッドワーク
- ワーケーション制度の導入
など、このように社員自らが個々の事情に合わせて働き方を選択できると理想的です。
オフィス出社とテレワークの両方のメリットを生かすことができれば、業務効率の向上とワークライフバランスの両方を叶えられます。
アフターコロナの時代は、会社と社員の双方が歩み寄り、お互いにとってベストな働き方を実現できるよう、模索していくのが大切なのかもしれません。
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