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社内イベントの参加率を上げるプロのテクニック

社内イベント参加率を上げる_サムネ
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こんにちは!NEO FLAG.です。

本記事を読んでいる人事・総務担当者様の中には、年間を通して多種多様な社内イベントを企画しているという方も多いのではないでしょうか?

社内イベントは、社員エンゲージメントを向上させるためにも効果的な施策と言われています。しかしその反面、参加率が伸び悩み、開催する意味を見失っている幹事様も少なくありません。

せっかく社内イベントを企画するのであれば、参加率100%を目指したいですよね。

今回はそのような幹事様に向けて、社内イベントの参加率をアップするプロのテクニックをご紹介します。

社内イベントを企画・開催する主な理由

多くの場合、社内イベントを企画・開催する際は、背景に以下のような理由があります。

  • 社内コミュニケーション活性化
  • 新入社員を紹介したい
  • 社長や経営層のビジョンを社員に共有したい
  • 社員の意識統一を図りたい
  • 社員たちの日頃の労をねぎらいたい
  • 社員のモチベーション低下を防ぎたい  など

社内イベントを企画する意図はさまざまあれど、まず1つ目の目標は「多くの社員に参加してもらうこと」です。

社内イベントの参加率低迷に悩む幹事

社内イベント参加率が低い

近年では、新型コロナの影響により社内イベントをオンラインに移行する企業も増えています。しかし「オンラインで気軽に参加できる」ことは、裏を返せば「気軽に参加を断れる」ことでもあります。

コロナ禍になり、「イベント参加のハードルが高くなった」と感じている幹事様より、以下のようなお悩みが寄せられるようになりました。

社内イベントの参加率低迷にまつわる幹事のリアルなお悩み例

社内イベント参加率を上げる_幹事の悩み
  • せっかく企画したのに参加者が集まらず開催見送りになった
  • ギリギリまで参加人数が確定しない
  • 社内コミュニケーションを目的としているのに、いつも決まったメンバーしか参加しない
  • 直前まで参加人数がハッキリせず、社内イベントの予算組みができない
  • 参加人数が読めないため、社内イベントでふるまう料理や景品の準備ができない など

社内イベントの参加に後ろ向きな社員たちの本音

社内イベント参加率を上げる_参加したくない社員の深層心理と本音

では、なぜ社員たちは社内イベントへの参加を渋るのでしょうか?その背景には、以下のような本音が隠れていました。

  • 仕事が忙しく、精神的・時間的余裕がない
  • 社内イベントで何をやるのかわからないため、参加意義が見出せない
  • イベントがあること自体忘れてしまう
  • 社内イベントに対してネガティブ (つまらなそう、期待感が薄い)
  • 先輩社員や上司も参加する会なので、気疲れしそう
  • そもそもイベントに対する優先順位が低い
  • 社内コミュニケーションに対して消極的  など

社内イベントの参加率を上げる4つのポイント

これらの背景を踏まえて、社内イベントの参加率を上げる4つのポイントについて詳しく説明します。

社内イベント参加率を上げる_4つのポイント
  1. 開催日時や開催形式を見直す
  2. 参加対象者を見直す
  3. こまめな連絡で“リマインド効果”を狙う
  4. 参加したくなるプログラムづくりで社内イベントへの期待値をアップする

開催日時や開催形式を見直す

まずは開催日時や開催形式を見直しましょう。

社内イベントの幹事は、社員には会社以外にも属する場所や、各々の事情があることを理解しておかなければなりません。例えば「子供を保育園に迎えに行かなければならない」「病気がちな家族がいる」など、それぞれの家庭の事情により、参加を見送る社員がいるケースもあるでしょう。

社員みんなが社内イベントに快く参加するためには、開催日時や形式にも気を配る必要があります。

最低限確認しておきたいのは、以下の点です。

  • 開催スケジュール(季節行事や繁忙期と被っていないかどうか など)
  • 時間(イベントの開催時間が長すぎる、スタート時刻が遅すぎる/早すぎる など)
  • 最適な開催形式かどうか(オンラインorリアル)

もし現在社内イベントの参加率低迷に悩んでいる方は、過去の開催事例を遡り、上記に挙げた点を確認し、改善すべきところがないか調べてみるといいかもしれません。

参加対象者を見直す

2つ目は、社内イベントの参加対象者について。

開催趣旨や開催日時、形式と、参加を呼びかける社員の層にずれはありませんか?

例えば…

  • 若手社員と先輩社員の交流会なのに、年代・職位の差がありすぎる
  • 産休を控えた女性社員の交流を目的とした会なのに、開催時間が遅い
  • 家庭を持つ社員が多いのに、クリスマスイブ当日に忘年会を開催する など

これらの点を考慮し、参加してほしい社員たちが楽しく参加できる社内イベントを企画すると良いでしょう。

こまめな連絡で“リマインド効果”を狙う

社内イベントを企画したとしても、参加対象者である社員たちへの周知が行き届いていなければ意味がありません。社内イベントの告知は一度きりではなく、間隔をあけて3-5回程度行うと良いでしょう。

「参加しようと思っていたのに連絡するのを忘れていた」「他に予定を入れてしまった」という事態を防ぐことができます。

連絡手段は社内イントラネット・メール・LINEが◎

社内イベント参加率を上げる_告知するのに有効なのはイントラネット、メール、LINE

社内イベント告知に用いる連絡手段は、社員の使用頻度が高いツールを使うとよいでしょう。例えば社内イントラネット・メール・LINEでの告知が主流です。

コロナ禍により在宅勤務中の社員が多い企業では、テレワーク中のコミュニケーションにチャットツールを用いるケースも少なくありません。その場合、slackやChatworkなど、多くの社員が見ているツールを用いるのもおすすめです。

参加したくなるプログラムづくりで社内イベントへの期待値をアップする

4つ目は、社内イベントのプログラムについて。

幹事が開催日時に気を配り、どんなに告知を頑張ったとしても、社員たちが「参加したい!」と思える社内イベントでなければ、参加率を上げるのは難しいといえます。

そのため、参加者の期待値を上げるプログラムづくりが必要不可欠です。

過去の台本をもとに、毎年同じような内容の社内イベントを企画するのではなく、運営チームでアイデアを出し合い、「面白そう!」「楽しそう!」と思ってもらえる社内イベントを作り上げましょう。

参加率を上げるプロのテクニックその1:社内イベントの名称

社内イベント参加率を上げる_名称を工夫しよう

まずは社内イベントの名称を決めましょう。

ただ単に「◎年度 懇親会」や「忘年会」では、イベントの中身や雰囲気を想像するのが難しいもの。参加者の皆さんの印象に残るネーミングも重要です。

懇親会の名称例

  • 営業部×経営企画部 合同交流会
  • ビールで乾杯!◎◎プロジェクト打ち上げ
  • 今期の労をねぎらう お疲れさま会
  • 祝目標達成!第◎期総会・納会 など

季節行事イベントの名称例

  • 家族でわいわい お花見イベント
  • 社長サンタ主催 クリスマス会
  • 紅白対抗 スポーツ大会 など

社内イベントの名称に「イベントの内容やイメージがわかるキャッチフレーズ」を付け足すだけで、オリジナリティが増すだけでなく、参加者の記憶に残りやすくなります。

参加率を上げるプロのテクニックその2:社内イベント告知文にひと工夫しよう

社内イベント参加率を上げる_告知文を工夫しよう

社内イベントの参加率を上げるためのプロのテクニックの2つ目は、「告知文の文章」です。

メールやイントラネットで告知するのであれば「件名」、LINEやチャットツールなら「最初の1行」「イベントの名前」など、ひと工夫施すだけで、受け取った方の印象に残る告知文にすることができます。

参加率を上げる告知文の件名

参加率を上げる件名づくりのポイントは、イベントの内容をチラ見せすることです。

ただ単に「社内イベントのお知らせ」とするのではなく、参加者の目を引く内容にしましょう。

例えば…

  • 【豪華景品あり】年忘れ大忘年会のお知らせ(12/26開催)
  • 部長の自腹!?◎◎プロジェクト打ち上げ
  • 花より団子より日本酒★オンラインお花見を開催します など

告知文について、詳しくはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

参加率を上げるプロのテクニックその3:社内イベントの全体像を示そう

社内イベント参加率を上げる_全体像を示そう

参加を悩む社員は、「社内イベントで何をやるの?」「どうせ今回もいつもと同じ感じの流れでしょう?」と考えているかもしれません。

社内イベントの全体像がわからないため、過去の経験や他社員から見聞きした話から、参加する必要性を感じないと思い込んでいるのです。

そうならないよう、社内イベントの告知文では社内イベントの全体像を示す必要があります。

社内イベント参加率を上げる_告知文に盛り込むべき情報

参加者に必ず伝えておきたい情報

まず、必ず盛り込むべき項目は以下です。

  1. 開催日時
  2. 当日のタイムスケジュール
  3. zoomなどオンライン会議ツール入室用URL(※オンライン懇親会の場合のみ)
  4. 参加可否の回答締め切り
  5. googleフォーム等の参加回答入力フォーム

上記の項目では、イベントに参加する上で必要最小限の情報を受け取ることはできますが、「なぜ・どのような社内イベントを開催するのか」が参加者に伝わりません。

社内イベントの全体像をイメージさせるために盛り込むべき項目

参加者の期待感を上げるために、以下の点も伝えるとより良いでしょう。

  1. 開催の趣旨(例:他部署との交流を深める目的、優秀社員を表彰したい、新入社員と既存社員との交流 など)
  2. 社内イベントで何をやるか(例:乾杯、ゲーム、レクリエーション、余興、新入社員の自己紹介タイム など)
  3. 参加することでどんなメリットが得られるか(例:美味しいケータリングが食べられる、プレゼントや景品の用意がある、ミニゲームを通して先輩社員との交流が深まる など)

これらの他にも社内イベントの参加率を上げる具体策が盛りだくさん

働き方が大きく変わったことに加え、社員との連絡手段も多様化しています。これにより、社内イベントの告知方法もオンラインが中心となりました。

社内イベントの参加率を上げるためには、上記の他にもさまざまな方法があります。

例えば

  • イベント告知用バナー作成のポイント
  • 複数回告知メールを送る際の内容
  • 「参加したい!」と思わせる社内イベントの企画内容 など

これらのポイントについて、以下の資料で詳しく説明しています。

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