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こんにちは！NEO FLAG.です。

部署異動は、キャリアの中での大きな転機となるイベントです。新しい環境での期待と不安が入り混じる中、まず行うべきことの一つが「異動の挨拶」です。特に、デジタル化が進んだ現代のビジネスシーンでは、メールでの異動挨拶が一般的となっています。

しかし、「誰に送ればいいのか」「どのようなタイミングで送るべきか」など、悩ましい点も多いのではないでしょうか。そこで今回は、異動の挨拶メールの基本マナーから実践的な例文まで、総務・事担当者の方々に向けて詳しくご紹介していきます。

異動の挨拶メールは「異動後も良好な人間関係を保つためのマナー」

ビジネスの現場において、異動の挨拶メールを送ることは、単なる儀礼以上の重要な意味を持ちます。それは、これまでの関係性を大切にし、今後も良好な関係を維持していきたいという意思表示となるからです。

特に近年は、リモートワークやハイブリッドワークの浸透により、対面での挨拶の機会が限られています。そのため、メールでの丁寧な挨拶は、これまで以上に重要。

実際、オンラインコミュニケーションが主流となった現在、適切な異動の挨拶メールは、社内外の人間関係を円滑に保つための重要なビジネススキルのひとつ。

例えば、異動に伴う送別会や歓迎会などのイベントと、メールでの挨拶を効果的に組み合わせることで、より印象的な異動の挨拶を演出することが可能です。

異動の挨拶メールを送ることのメリット

異動の挨拶メールには、ビジネスパーソンのキャリアにおいて様々なメリットが。特に、組織のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を図る上で重要な役割を果たします。

以下、具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット1：社内外のコミュニケーションを円滑にできる

異動の挨拶メールを送ることで、関係者全員に確実に情報が伝わり、スムーズな引継ぎや今後の協力体制の構築につながります。特に、日々の業務で直接顔を合わせる機会の少ない取引先や他部署とのコミュニケーションにおいて、その効果は顕著です。

例えば、異動後も継続するプロジェクトがある場合、事前にメールで丁寧な挨拶と引継ぎの予定を伝えることで、取引先に安心感を与えることができます。また、社内においても、異動に伴う業務の変更点や新たな連絡先を明確に伝えることで、混乱を最小限に抑えることが可能。

NEO FLAG.では、このような部署異動時のコミュニケーションをより円滑にするため、オンライン送別会やウェルカムパーティーなどのイベント企画もご提案しています。メールでの挨拶と、実際の交流の場を組み合わせることで、より深い信頼関係を築くことができるでしょう。

メリット2：異動前の引継ぎや異動前に終わらせておきたい仕事の調整に繋がる

異動の挨拶メールは、業務の引継ぎや残作業の確認において重要な役割を果たします。メールを通じて異動の予定を共有することで、関係者が期限を意識し、計画的に準備を進めることができるでしょう。

具体的には以下のような効果が期待できます。

• 進行中のプロジェクトの状況確認と整理
• 重要な書類や資料の引継ぎリストの作成
• 取引先との今後の対応方針の確認
• チーム内での業務分担の見直し
• 新旧担当者間での引継ぎスケジュールの調整

メリット3：日頃の感謝を伝えられる

異動の挨拶メールは、単なる事務連絡以上に、これまでの感謝の気持ちを伝える貴重な機会。日々の業務に追われる中で、なかなか直接伝えられなかった感謝の言葉を、メールを通じて丁寧に表現することができます。

特に以下のような点について感謝の意を示すことで、より心のこもった挨拶となるでしょう。

• 業務上での支援や指導
• 困難な状況での協力
• キャリアにおける重要な学びの機会
• チームワークを通じた成長
• プロジェクトでの協働経験

このような感謝の気持ちは、対面での送別会やオンライン飲み会などのイベントと組み合わせることで、より印象的に伝えることが可能に。
NEO FLAG.では、そのような機会の企画・運営もサポートしており、オンライン・オフライン問わず、心に残る送別の場を演出いたします。

異動の挨拶を送る相手は？

異動の挨拶メールの送信対象を適切に選定することは、スムーズな引継ぎと良好な関係性の維持において重要。基本的な送信対象者は、日常的に業務上の関わりがある方々ですが、それぞれの立場や関係性に応じて、適切な方法で送信する必要があります。

以下、具体的な送信対象者とその特徴について詳しく見ていきましょう。

取引先やパートナー

取引先やビジネスパートナーへの異動の挨拶は、ビジネス上の信頼関係を維持するために特に重要。プロジェクトの継続性や今後の取引関係に影響を与える可能性があるため、丁寧な対応が求められます。

送信時は以下の点に特に注意を払う必要があるでしょう。

• 取引先の役職や肩書きの正確な確認
• 案件の進捗状況の明確な説明
• 新担当者の紹介と引継ぎ予定の共有
• 今後の連絡体制の明確な説明
• 必要に応じたオンライン/オフラインでの顔合わせの調整

所属する部署内すべての人

現在所属している部署のメンバー全員に対して、異動の挨拶メールを送ることは、チームワークと円滑な引継ぎのために欠かせません。特に、日々の業務で直接的な関わりが少なかったメンバーに対しても、誠意を持って告知することが重要です。

送信の際は、以下のような配慮が必要となるでしょう。

• チーム全体への感謝の意の表明
• 共に取り組んだプロジェクトへの言及
• 引継ぎスケジュールの共有
• 今後の連絡先情報の提供
• 送別会などのイベント案内（必要に応じて）

業務でお世話になった他部署の人

プロジェクトや日常業務を通じて関わりのあった他部署の方々にも、異動の挨拶メールを送ることが望ましいです。部署を越えた協力関係を維持するためには、きちんとした挨拶と感謝の意を伝えることが大切になるでしょう。

特に以下のような方々への配慮が重要です。

• 定期的な会議やプロジェクトでの協働メンバー
• 業務上の相談に乗っていただいた方々
• 部署間の調整でお世話になった担当者
• 今後も継続する案件の関係者
• 社内システムやツールのサポート担当者

このような他部署との関係維持のため、NEO FLAG.ではオンライン/オフラインでの送別会の企画・運営もサポートしています。

新たに所属する異動先の部署

異動先の部署メンバーへの挨拶メールは、新しい環境でのスタートを円滑にするための重要なステップ。初めての顔合わせとなる場合も多いため、自己紹介を含めた丁寧な挨拶が求められるでしょう。

メールには以下の要素を含めることが推奨されます。

• 簡潔な自己紹介（前職での経験や得意分野など）
• 新しい部署での役割の確認
• 着任時期と今後の予定
• 引継ぎ期間中の連絡方法
• チームへの抱負や意気込み

特に大規模な組織や複数拠点がある場合、NEO FLAG.のオンラインイベントサービスを活用することで、地理的な制約を超えた新メンバーの紹介の場を設けることができます。

新たに所属する異動先の上司

異動先の上司への挨拶メールは、新たな職務における最初の公式なコミュニケーションとなります。特に慎重を期す必要があり、適切な敬意と熱意を示すことが重要です。

メール作成時の重要なポイント：

• 正式な着任日程の確認
• 必要な準備や事前研修の有無の確認
• 新しい職務内容の詳細確認
• 部署特有のルールや慣習の確認
• 報告ラインや連絡体制の確認

異動メールを送る際に押さえておきたいマナー

異動の挨拶メールを送る際には、いくつかの重要なマナーがあります。これらを意識することで、より適切で効果的な挨拶メールとなり、スムーズな異動プロセスにつながるでしょう。以下、具体的なマナーについて解説していきます。

異動の挨拶をメールで送るのは上司からの指示があってから

異動の正式発表前にメールを送ることは、組織の秩序を乱す可能性があるため避けるべきです。必ず上司からの指示を待ってから送信するようにしましょう。

タイミングに関する具体的な注意点：

• 人事異動の正式な通達を待つ
• 上司との送信時期の相談
• 部署内での周知のタイミング確認
• 取引先への通知スケジュールの確認
• 引継ぎ期間を考慮した送信時期の調整

特にお世話になったり、関わりが深い相手にはそれぞれ個人宛にメールを送る

特に親しい関係の方々や、業務上で特にお世話になった方には、個別のメールを送ることで、より丁寧な感謝の意を示すことができます。

個人宛メールを送る際の重要なポイント：

• 具体的なエピソードの言及
• 個別の感謝の言葉
• 今後の関係性についての言及
• プライベートな話題（適度に）
• 返信のお願い

やむをえず一斉送信となってしまう場合は本文にお詫びの一言をいれる

時間的制約や多忙により、一斉送信せざるを得ない場合があります。その際は、丁寧なお詫びの言葉を入れることで、誠意を示すことが大切です。

一斉送信時の配慮ポイント：

• お詫びの言葉を冒頭に配置
• BCCの適切な使用
• 宛先の範囲の明記
• 返信方法の明確な指示
• 個別の対応可能時期の明示

宛先によって異なる　異動の挨拶メールを作成する際に必要となる内容

異動の挨拶メールは、送信する相手によって含めるべき情報や表現方法が異なります。

適切な内容を盛り込むことで、より効果的な挨拶となるでしょう。

それぞれの宛先に応じた必要な内容について、詳しく見ていきます。

取引先

取引先への異動挨拶メールでは、ビジネスの継続性を重視した内容が求められます。以下の要素を必ず含めるようにしましょう。

【必須項目】

• 異動の正式な発令日
• 新任者の氏名と連絡先
• 引継ぎ期間の予定
• 今後の対応体制
• 案件の継続性の保証

【任意項目】

• これまでの取引への感謝
• 対面での挨拶機会の調整
• 新任者の経歴紹介
• 今後の協力関係の展望

現在の部署・お世話になった相手

現在の部署のメンバーや直接お世話になった方々へのメールには、感謝の気持ちと実務的な引継ぎ情報の両方を含める必要があります。

【必須項目】

• 異動の時期と新部署の情報
• 残務の引継ぎスケジュール
• チーム内での担当業務の変更点
• 新しい連絡先情報
• 送別会などの予定（ある場合）

【任意項目】

• 個別の感謝のメッセージ
• 思い出のエピソード
• 今後の抱負
• 個人的な連絡先（必要に応じて）

NEO FLAG.では、このような部署内での送別会や引継ぎミーティングの企画・運営もトータルでサポートしています。

新たに所属する異動先の部署

新しい部署のメンバーへのメールは、良好な関係構築の第一歩となります。以下の内容を含めることで、スムーズな立ち上がりが期待できるでしょう。

【必須項目】

• 着任予定日
• 前職での経験や専門分野
• 新しい役割や担当業務
• 引継ぎ期間中の連絡方法
• 所属チームや直属の上司

【任意項目】

• 自己紹介（趣味や特技など）
• チームへの抱負
• 歓迎会などの予定調整
• 質問や相談事項

新メンバーを迎える際の歓迎会や、チームビルディングイベントについても、NEO FLAG.の企画・運営サービスをご活用いただけます。

宛先別　異動前の挨拶メール例文

異動の挨拶メールは、宛先によって適切な文面が異なります。ここでは、各宛先に応じた具体的な文例をご紹介。

これらの例文をベースに、状況や関係性に応じてカスタマイズしてお使いください。

取引先やパートナーへの異動の挨拶メール例文

【例文1：長期取引先向け】

件名：人事異動のお知らせとご挨拶 拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度、4月1日付の人事異動に伴い、営業企画部から商品開発部へ異動することとなりました。3年間にわたり、○○プロジェクトをはじめ、多大なるご支援を賜り、心より感謝申し上げます。 後任には、当社営業企画部の山田太郎が着任いたします。引継ぎ期間は3月15日から3月末までを予定しております。私同様のお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。 敬具

【例文2：新規取引先向け】

件名：担当者変更のお知らせ ○○株式会社 △△部 ◇◇様 いつもお世話になっております。 ●●株式会社の佐藤でございます。 この度、4月1日付で人事異動の発令があり、営業部から経営企画部に異動することとなりましたので、ご連絡させていただきます。 短い期間ではございましたが、先日の商談では大変お世話になり、ありがとうございました。 今後の担当者は下記の者となります。 引継ぎ期間中より、新担当者と共に対応させていただく予定でございます。 ——————- 新担当：田中一郎 部署：営業部 電話：03-XXXX-XXXX メール：xxxxx@yyyy.co.jp ——————-

文例のポイント解説

【取引先向けメールの重要ポイント】

1. 正式な時候の挨拶から始める
2. 異動の事実を明確に伝える
3. 後任者の情報を具体的に記載
4. 引継ぎ期間を明示する
5. 今後の対応体制を明確に示す

【避けるべき表現】

1. 急な報告になり申し訳ございません
2. 詳細は後任者に確認してください
3. 個人的な感想や雑談

現在の部署への異動の挨拶メール例文

【例文1：部署全体向け】

件名：異動のご挨拶   営業企画部の皆様   お世話になっております。 佐藤花子です。   この度、4月1日付で経理部への異動が決まりましたので、ご報告させていただきます。   2年間、営業企画部で皆様には大変お世話になりました。特に昨年度の新規プロジェクト立ち上げでは、私の不慣れな点も多々ある中、終始温かいご指導を賜り、心より感謝申し上げます。   引継ぎ期間は3月15日から月末までとなっております。残り少ない期間ではございますが、業務の円滑な引継ぎに努めさせていただきます。   また、送別会を企画していただき、ありがとうございます。皆様とお話できる機会を大変楽しみにしております。

【例文2：チーム内向け】

件名：異動のお知らせとお礼   プロジェクトチームの皆様   お疲れ様です。 佐藤です。   突然のご連絡となりますが、来月1日付で経理部に異動することが決まりました。   1年半、○○プロジェクトチームの一員として、皆様から多くのことを学ばせていただきました。特に先月の新システム導入時には、チーム全員で徹夜も厭わず取り組んだことが、今でも強く心に残っています。   残り2週間という短い期間ではありますが、プロジェクトの引継ぎをしっかりと行わせていただきたいと思います。具体的な引継ぎスケジュールは、明日の朝会でご相談させていただけますと幸いです。

文例のポイント解説

【部署内向けメールの重要ポイント】

1. 異動の事実を簡潔に伝える
2. 具体的なエピソードに触れる
3. 引継ぎに関する具体的な予定を示す
4. 送別会などのイベントについても言及
5. チーム内の思い出や感謝を具体的に表現

【効果的な表現】

1. 具体的な出来事や思い出の共有
2. チーム全体への感謝
3. 今後の引継ぎスケジュールの明示
4. オフィシャルとカジュアルのバランス

NEO FLAG.では、このような異動時の送別会やオンライン飲み会の企画・運営もサポート。対面・オンラインどちらでも、心に残る送別の場を演出いたします。

現在所属する部署の上司への異動の挨拶メール例文

【例文1：直属の上司向け】

件名：異動に伴うご挨拶とお礼   ○○部長   いつもお世話になっております。 佐藤でございます。   この度の人事異動の件、ご指導いただき誠にありがとうございました。 部長には2年間、公私にわたり大変お世話になり、心より感謝申し上げます。   特に、昨年度の海外プロジェクト時には、私の経験不足から様々なご迷惑をおかけいたしましたが、その都度きめ細やかなアドバイスをいただき、大きく成長させていただきました。部長から学んだ「顧客目線での提案力」は、今後の業務でも大切にしていきたいと思います。   残りの期間、引継ぎ業務に全力で取り組ませていただく所存です。引継ぎ事項の確認は、明日の週次ミーティング後にお時間をいただけますでしょうか。

【例文2：部門長向け】

件名：異動のご報告とお礼   営業統括部長 山田様   お世話になっております。 営業企画部の佐藤でございます。   この度、4月1日付での経理部への異動が決まりましたことをご報告させていただきます。 3年間、営業統括部で勤務させていただき、大変貴重な経験を積ませていただきました。   特に、部長にご指導いただいた「データに基づく提案手法」は、私の営業スキルの基礎となっております。この経験を活かし、新しい部署でも精進してまいります。   なお、現在担当している○○案件につきましては、今月末までに引継ぎを完了させる予定です。引継ぎ状況は、週次報告会でご報告させていただきます。

文例のポイント解説

【上司向けメールの重要ポイント】

1. 正式な言葉遣いを心がける
2. 具体的な学びや成長に言及する
3. 引継ぎ予定を明確に示す
4. 今後の抱負も簡潔に伝える
5. 確認事項は質問形式で記載

【効果的な表現のポイント】

1. 敬語の適切な使用
2. 学んだことへの具体的な言及
3. 引継ぎに関する明確な提案
4. 簡潔で分かりやすい文章構成

業務でお世話になった他部署人への異動の挨拶メール例文

【例文1：プロジェクトメンバー向け】

件名：異動のご連絡とお礼   ○○プロジェクトメンバーの皆様   お世話になっております。 営業企画部の佐藤です。   この度、4月1日付で経理部への異動が決まりましたので、ご報告させていただきます。   1年間、○○プロジェクトでは大変お世話になりました。異なる部署の専門性や視点に触れる機会を多くいただき、非常に勉強になりました。特に、システム部の鈴木さんには、技術面で多くのサポートをいただき、心より感謝しております。   プロジェクトについては、後任の田中と共に3月20日までに引継ぎを完了させる予定です。最終の進捗報告は、来週の定例会議でさせていただきます。

【例文2：日常的に協働する他部署向け】

件名：異動のお知らせ   経理部 ○○様 総務部 △△様   いつもお世話になっております。 営業企画部の佐藤です。   突然のご連絡となりますが、4月1日付で経理部に異動することとなりましたので、ご報告させていただきます。   月次の売上管理や予算策定において、いつも丁寧なサポートをいただき、ありがとうございました。特に、昨年度の新規プロジェクト立ち上げ時には、急なお願いにも柔軟にご対応いただき、大変感謝しております。   今後は同じ経理部のメンバーとして、お世話になることもあるかと思います。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

文例のポイント解説

【他部署向けメールの重要ポイント】

1. 部署間の協力への感謝を具体的に
2. 個別の貢献に対する謝意
3. 引継ぎ情報の明確な提示
4. 今後の接点可能性への言及
5. プロジェクトでの思い出の共有

【メール作成時の注意点】

1. 部署ごとの適切な敬語レベル
2. 具体的なエピソードの引用
3. 簡潔で分かりやすい文章
4. 必要に応じた個別送信

NEO FLAG.では、部署を越えた送別会の企画やオンライン懇親会の運営もサポート。複数部署が関わる場合も、スムーズな調整と運営を実現いたします。

新たに所属する異動先の部署への異動の挨拶メール例文

【例文1：部署全体向け】

件名：4月1日付で異動してまいります佐藤です   経理部の皆様   お世話になります。 4月1日付で営業企画部から異動してまいります佐藤花子です。   これまで営業企画部で3年間、主に新規プロジェクトの立ち上げや収支管理を担当してまいりました。経理の実務経験は浅く、ご迷惑をおかけすることも多々あるかと存じますが、営業での経験を活かしながら、一日も早く戦力となれるよう精進してまいります。   なお、引継ぎを含め、3月15日より月末まで新旧の業務が重なる期間がございます。その間、部署の皆様にご挨拶させていただければと思います。   どうぞよろしくお願い申し上げます。

【例文2：チーム直属向け】

件名：新しくチームに加わります佐藤です   経理部 第一チームの皆様   初めまして。 4月より第一チームに配属となります佐藤花子です。   これまで営業企画部で、主に収支計画の策定や予実管理を担当しておりました。経理部の業務は初めてとなりますが、前職での経験を活かしつつ、新しい知識も積極的に吸収していきたいと考えております。   3月20日の部内研修から参加させていただく予定ですので、その際に皆様と直接ご挨拶できることを楽しみにしております。

文例のポイント解説

【異動先への挨拶メールのポイント】

1. 簡潔な自己紹介
2. 前職での経験・スキル
3. 意欲と謙虚さのバランス
4. 具体的な着任スケジュール
5. 事前の接点予定の明示

【効果的な表現】

1. 前向きな姿勢の表明
2. 具体的な業務経験の共有
3. 学ぶ意欲の表現
4. 明確な今後の予定

NEO FLAG.では、新メンバーを迎える際のウェルカムパーティーや、チームビルディングイベントの企画・運営もサポート。オンライン・オフライン問わず、新しいチームの関係構築をお手伝いいたします。

新たに所属する異動先の上司への異動の挨拶メール例文

【例文1：直属の上司向け】

件名：4月より配属となります佐藤でございます   経理部 第一チーム 田中部長   お世話になります。 4月1日付で配属となります佐藤花子でございます。   この度は、経理部での勤務の機会を頂戴し、誠にありがとうございます。   前職の営業企画部では、主に新規プロジェクトの収支管理と予算策定を担当しておりました。経理業務は初めての経験となりますが、これまでの経験を活かしながら、一日も早く実務をお任せいただけるよう努めてまいります。   なお、3月15日より引継ぎ期間となっており、その間、部長への個別のご挨拶とご指導いただきたい点についてもご相談させていただければ幸いです。

【例文2：部門責任者向け】

件名：4月1日付異動　佐藤のご挨拶   経理統括部長 山本様   お世話になります。 4月1日付で経理部に着任いたします佐藤花子でございます。   この度は、経理部での新たな挑戦の機会をいただき、心より感謝申し上げます。   営業企画部では、主に大規模プロジェクトの収支管理を担当し、経理部の皆様にもご指導いただく機会が多々ございました。その際の学びを活かしながら、新しい業務にも真摯に取り組んでまいります。   着任に向けた事前研修は3月20日からと伺っております。その際、ご挨拶とご指導いただきたい点についてもお時間を頂戴できればと存じます。

文例のポイント解説

【新しい上司への挨拶メールのポイント】

1. 最大限の敬意を示す
2. 前職での具体的な経験を簡潔に
3. 着任までのスケジュール確認
4. 学ぶ意欲の適切な表現
5. 具体的な面談希望の提示

【避けるべき表現】

1. 過度な自己アピール
2. 専門知識の不足への言い訳
3. 曖昧な抱負
4. 過度にカジュアルな表現

異動の挨拶メールを受け取った際には必ず返信を

異動の挨拶メールを受け取った際は、必ず返信するようにしましょう。これは、送り手への感謝の表現であると同時に、今後の良好な関係を築くための重要なステップとなります。

返信メールは、長文である必要はありません。

「お世話になりました」「ありがとうございました」といった簡潔な感謝の言葉と、「新天地でのご活躍を祈念しております」といった激励の言葉を添えるだけでも十分です。

特に親しい関係の場合は、具体的なエピソードに触れたり、送別会での再会を楽しみにしている旨を伝えたりすると、より心のこもった返信となるでしょう。

なお、NEO FLAG.では、このような送別会やお別れ会の企画・運営を承っております。

対面での開催が難しい場合でも、オンラインを活用した心温まる送別の場をご提案可能です。

様々な準備で慌ただしくなる異動前こそ丁寧な挨拶メールを

異動が決まると、引継ぎ資料の作成や新部署の情報収集など、やるべきことが山積みになります。

しかし、だからこそ、丁寧な挨拶メールを送ることが重要。なぜなら、異動の挨拶メールは、単なる事務連絡ではなく、これまでの感謝を伝え、今後の関係性を築くための重要なコミュニケーションツールだからです。

特に、オンラインでの業務が増えた現在、直接の挨拶機会が限られる中で、メールでの丁寧な挨拶はより一層重要性を増しています。

時間に余裕がない場合は、NEO FLAG.の様なイベント企画サービスを活用し、効率的な送別会の実施と合わせて、心のこもった別れの機会を作ることもオススメ。

これまでの感謝を伝え、新たな一歩を踏み出すための大切な機会として、異動の挨拶を活用しましょう。

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こんにちは！NEO FLAG.です。

ビジネスの現場で欠かせないスキル「報連相」。特に社内イベントの企画や運営では、関係者との円滑なコミュニケーションが成功の鍵を握ります。しかし、「報告のタイミングが分からない」「連絡の仕方に自信が持てない」「相談の仕方が分からない」という声をよく耳にします。

そこで今回は、報連相の基本から実践的な例文まで、具体的にご紹介します。社内イベントの成功率を高める効果的なコミュニケーションのコツを、ぜひマスターしていきましょう。

報連相とは

ビジネスにおける基本的なコミュニケーションスキルである「報連相」。

この言葉は「報告・連絡・相談」の略語で、特に組織やチームで働く上で欠かせないスキルとして知られています。

それでは、報連相の各要素について詳しく見ていきましょう。

報連相の報は「報告」

報告とは、自分が担当している業務の進捗状況や結果について、上司や関係者に伝えること。

業務の中におけるあらゆる場面、さまざまな事項について適切なタイミングでの報告が求められます。

具体的な報告が必要な場面

以下は、社内イベントにおいて特に報告が重要となる具体的なシーンです。

• イベントの企画案が完成したとき
• 会場やケータリングの見積もりを取得したとき
• 参加者の募集開始時および締切時
• 予算の執行状況（特に想定以上の支出が発生する可能性がある場合）
• トラブルや予期せぬ事態が発生したとき
• イベント終了後の実施報告と決算報告

報告時の基本姿勢

報告をする際は、以下の点に注意して行うことが重要です。

1. タイミングを逃さない（特に問題が発生した場合は即座に報告）
2. 5W1Hを意識した簡潔な内容構成
3. 結論から先に伝える
4. 必要に応じて対応策も併せて提案する
5. 報告相手の立場や必要とする情報を考慮する

報連相の連は「連絡」

連絡とは、業務に関係する情報を必要な相手に伝えること。報告との大きな違いは、必ずしも上下関係を伴わない点にあります。

イベント運営においては、部署間や外部業者との間で、さまざまな情報をタイムリーに共有する必要があるでしょう。

連絡が必要なタイミング

社内イベントにおける重要な連絡タイミングには以下のようなものがあります。

• イベントの企画段階での情報共有
• 日程や会場が決定した際の周知
• 参加者への案内事項の伝達
• 外部業者との打ち合わせスケジュール調整
• 当日のタイムスケジュール共有
• 突発的な変更が生じた場合の周知

効果的な連絡方法

効果的な連絡を行うためのポイントは以下の通りです。

1. 適切な連絡手段の選択（メール、チャット、電話など）
2. 相手の立場や状況を考慮したタイミング
3. 明確で分かりやすい情報提供
4. 必要に応じた資料の添付
5. 確認事項がある場合の明示

報連相の相は「相談」

相談とは、問題解決や意思決定のために、上司や同僚に助言や判断を仰ぐことを指します。イベント運営では予期せぬ事態も多いため、適切なタイミングでの相談が重要になるでしょう。

相談すべき状況の見極め方

以下のような状況では、積極的に相談することが推奨されます。

• 予算を超過する可能性が出てきた場合
• 複数の選択肢から判断に迷う場合
• トラブルが発生し、自己判断が難しい場合
• 新しい企画やアイデアの実現可能性を探る場合
• 部署間の調整が必要な場合

建設的な相談の進め方

効果的な相談を行うためのステップは以下の通り。

1. 事前準備：問題点の整理と必要資料の準備
2. 状況説明：現状と課題の明確な説明
3. 自身の考え：検討した対応策の提示
4. 質問・確認：不明点の確認と追加情報の収集
5. まとめ：結論と次のアクションの確認

報連相の重要性

報連相は単なるビジネスマナーではなく、プロジェクトの成否を分ける重要なスキルのひとつ。特に複数の部署や外部のケータリング業者、会場スタッフなどが関わるイベントの開催においては、情報共有の質がそのまま運営の質に直結します。

NEO FLAG.が手がけた数々のイベントでも、成功の鍵を握るのは常にコミュニケーションの質でした。

例えば、100名規模のオフライン懇親会を開催する場合、以下のような関係者との綿密な報連相が必要になります。

• 社内の意思決定者：予算や企画内容の承認
• 総務部門：会場の手配や備品の準備
• 各部署の責任者：参加者の取りまとめ
• ケータリング業者：料理の手配や当日の進行確認
• 会場スタッフ：設営や音響、照明などの調整

一つでも報連相が不十分な箇所があれば、当日のトラブルや参加者の不満につながる可能性があります。逆に、適切な報連相ができていれば、以下のような効果が期待できるでしょう。

1. スムーズな準備と進行
   ・関係者全員が最新の情報を共有
   ・役割分担の明確化
   ・スケジュールの適切な管理
2. リスクの最小化
   ・問題の早期発見と対応
   ・予算超過の防止
   ・参加者への適切な情報提供
3. 参加者満足度の向上
   ・ニーズに合わせた企画の実現
   ・快適な環境の提供
   ・スムーズな受付や案内
4. チームワークの強化
   ・関係者間の信頼関係構築
   ・責任の所在の明確化
   ・経験やノウハウの共有

報連相の目的

報連相には、業務を円滑に進めるための明確な目的があります。特に多くの関係者が関わるプロジェクトでは、それぞれの目的を理解し、意識的に実践することが重要。

ここでは、報連相の4つの主要な目的について、具体的に解説していきます。

目的1：状況を把握して業務効率を上げるため

状況把握と業務効率の向上はあらゆる仕事において最も重要な項目のひとつ。適切な報連相により、全ての関係者が現状を正確に理解し、効率的に業務を進めることができます。

具体的な業務効率化の例

以下のような場面で、報連相による業務効率化が実現できます。

1. 予算管理の効率化
   ・支出状況のリアルタイム共有
   ・予算超過の早期警告
   ・コスト削減案の迅速な検討
2. スケジュール管理の最適化
   ・マイルストーンの進捗確認
   ・遅延リスクの早期発見
   ・リソースの適切な配分
3. タスク管理の効率化
   ・重複作業の防止
   ・担当者間の連携強化
   ・優先順位の適切な判断

目的2：トラブルを未然に防ぐため

日々の仕事の中では予期せぬトラブルが発生する可能性が常にあります。適切な報連相は、そうしたトラブルの予防と早期対応に大きく貢献すると言えるでしょう。

予防可能なトラブル事例

以下のようなトラブルは適切な報連相で防ぐことができると考えられます。

1. 参加者関連
   ・会場キャパシティのミスマッチ
   ・食事の数量不足
   ・特別な配慮が必要な参加者への対応漏れ
2. 設備関連
   ・必要機材の手配漏れ
   ・電源容量の不足
   ・Wi-Fi環境の不備
3. スケジュール関連
   ・準備時間の不足
   ・進行の遅延
   ・撤収時間の超過

目的3：チームワークを円滑に進めるため

プロジェクトを成功に導くには、関係者全員の協力が不可欠。報連相は、このチームワークを支える重要な役割を果たします。

効果的なチームコミュニケーション方法

チームワークを円滑にする報連相のポイントは以下の通り。

1. 情報共有の仕組み作り
   ・定期的な進捗会議の設定
   ・オンラインツールの活用
   ・共有フォルダの整備
2. コミュニケーションルールの確立
   ・報告フォーマットの統一
   ・連絡手段の明確化
   ・緊急時の対応フロー作成

目的4：お互いの信頼関係構築のため

長期的な視点で見ると、報連相の最も重要な目的の一つは、関係者間の信頼関係の構築です。

信頼関係を築くためのポイント

以下の点に注意して報連相を行うことで、より強固な信頼関係を築くことができます。

1. コミュニケーションの質
   ・正確な情報提供
   ・適切なタイミング
   ・誠実な態度
2. 問題解決への姿勢
   ・予防的なアプローチ
   ・迅速な対応
   ・フォローアップの徹底
3. 相互理解の促進
   ・相手の立場への配慮
   ・建設的な提案
   ・感謝の気持ちの表現

報連相をおそろかにするリスク

報連相をおろそかにすることは、単なるコミュニケーション不足に留まらない大きなリスク。NEO FLAG.の経験からも、報連相の不足が様々なトラブルの根本原因となるケースが多いことが分かっています。

ここでは、報連相をおろそかにした場合に発生する具体的なリスクを見ていきましょう。

大きなトラブルが発生する/回避できなくなる

適切な報連相がない状態では、小さな問題が大きなトラブルに発展するリスクが高まります。例えば、以下のような事態が発生する可能性が。

1. 予算関連のトラブル
   ・予算超過の発見が遅れ、イベント内容の大幅な変更を余儀なくされる
   ・支払い遅延により、取引先との関係が悪化する
   ・予期せぬ追加費用が発生し、決裁が間に合わない
2. スケジュール関連のトラブル
   ・準備不足による当日の混乱
   ・関係者間の認識齟齬による二重予約
   ・重要な期限の見落とし
3. 参加者対応のトラブル
   ・食事の手配ミスによる数量不足
   ・特別な配慮が必要な参加者への対応漏れ
   ・重要な情報の伝達不足による参加者の不満

チームが機能しなくなる

報連相の不足は、チーム全体の機能低下を引き起こします。

1. 情報共有の断絶
   ・重要な情報が一部の関係者にしか伝わらない
   ・部署間の連携が取れなくなる
   ・業務の重複や漏れが発生する
2. モチベーションの低下
   ・チーム内の不信感の蓄積
   ・責任の所在が不明確になる
   ・成功体験の共有ができない

周囲から信頼されなくなる

報連相の不足は、個人やチームへの信頼を大きく損なう可能性があります。

1. 上司からの信頼低下
   ・判断材料の提供が遅れる
   ・問題の隠蔽と誤解される
   ・マネジメント負荷の増大
2. 同僚からの信頼低下
   ・チーム内の連携が困難になる
   ・情報格差による不公平感の発生
   ・協力を得にくくなる
3. 外部関係者からの信頼低下
   ・取引先との関係悪化
   ・サービス品質への不信感
   ・将来的な取引機会の損失

業務効率が低下する

報連相の不足は、直接的な業務効率の低下をもたらします。

1. 時間的損失
   ・情報収集に余分な時間が必要
   ・誤った作業のやり直し
   ・問題解決の遅延
2. コスト面での損失
   ・重複投資の発生
   ・緊急対応による追加費用
   ・機会損失の増加
3. リソースの無駄遣い
   ・人員の非効率な配置
   ・備品や設備の過不足
   ・ナレッジの活用不足

これらのリスクを回避するためには、プロフェッショナルのサポートを受けることも一つの選択肢です。

報連相がうまい人が心掛けているポイント

あらゆるプロジェクトの成功を支える報連相。ここでは、特にイベント運営において効果的な報連相を実現するための具体的なポイントをご紹介。

プロフェッショナルとして数多くのイベントを手がけてきたNEO FLAG.のノウハウをもとに、実践的なテクニックをお伝えします。

ポイント1：5W1Hを意識して要点をまとめる

イベント運営における報連相では、5W1Hを意識した情報整理が特に重要です。これにより、関係者全員が同じ認識を持ち、スムーズな準備や運営が可能になります。

5W1Hチェックリスト

イベントの報連相で確認すべき5W1Hの具体例：

1. Why（目的）
   ・イベントの開催目的
   ・期待される効果
   ・達成したい目標
2. Who（対象）
   ・参加対象者
   ・主要な関係者
   ・責任者と担当者
3. When（時期）
   ・開催日時
   ・準備スケジュール
   ・各種期限
4. Where（場所）
   ・会場情報
   ・アクセス方法
   ・設備状況
5. What（内容）
   ・イベント内容
   ・必要な準備物
   ・予算
6. How（方法）
   ・実施方法
   ・進行手順
   ・緊急時対応

ポイント2：結論から述べる

イベント運営に限らず、仕事の場面においては素早い意思決定や対応が求められます。そのため、報連相の際は結論を先に伝えることが重要です。

効果的な結論の伝え方

結論を効果的に伝えるためのポイント：

1. 構成の基本
   ・結論→理由→詳細→確認事項
   ・重要度の高い情報から順に
   ・簡潔で明確な表現
2. 実践的なテクニック
   ・見出しの活用
   ・箇条書きの利用
   ・重要部分の強調

ポイント3：ビジネスマナーに留意した言葉遣い

適切な言葉遣いは、スムーズなイベント運営の基盤となります。特に外部の関係者とのやり取りでは、プロフェッショナルとしての印象を大切にしましょう。

シーン別適切な言葉遣い例

1. 上司への報告時
   ・「ご報告させていただきます」
   ・「ご確認をお願いいたします」
   ・「ご判断いただけますと幸いです」
2. 取引先とのやり取り
   ・「お世話になっております」
   ・「ご検討いただけますと幸いです」
   ・「何卒よろしくお願い申し上げます」
3. 社内関係者との連絡
   ・「お手数をおかけいたしますが」
   ・「ご協力をお願いできますでしょうか」
   ・「よろしくお願いいたします」

ポイント4：個人的な感情を交えない

イベント運営では様々な意見や要望が飛び交いますが、報連相では客観的な情報伝達を心がけることが重要です。

客観的な伝え方のテクニック

1. 事実と意見の明確な区別
   ・数値やデータの活用
   ・具体的な事例の引用
   ・根拠の明示
2. 感情的表現を避ける
   ・批判的な言葉を使わない
   ・個人的な好み判断を避ける
   ・建設的な提案を心がける

ポイント5：適切な相手選び(報連相の対象)

イベント運営では、状況に応じて適切な報連相の対象を選ぶことが重要です。

状況別の報告先の選び方

1. 意思決定が必要な場合
   ・決裁権限者
   ・プロジェクトオーナー
   ・予算管理者
2. 実務的な調整が必要な場合
   ・直属の上司
   ・関係部署の担当者
   ・外部業者の窓口担当
3. 緊急対応が必要な場合
   ・緊急連絡網に従った連絡
   ・関係者への同時共有
   ・対応可能な責任者

シーン別｜報告をする際のメール例文

報告は、プロジェクトの進捗を共有し、適切な判断を仰ぐための重要なコミュニケーション。

ここでは、実際のイベント運営でよく発生する報告シーンに応じた例文をご紹介します。
それぞれの状況に合わせて、適切にカスタマイズしてご活用ください。

例文1：進捗報告

【例文1-1：イベント企画の進捗報告】

件名：【進捗報告】創立10周年記念パーティーの企画状況について

○○部 ○○様

お世話になっております。
総務部の△△です。

創立10周年記念パーティーの企画状況について、進捗をご報告いたします。

1. 会場選定状況
・第一候補：○○ホテル 宴会場（収容人数200名）
・見積額：150万円（食事・備品込み）
・仮押さえ状況：11/15（金）18:00～22:00で仮押さえ済み

2. 企画内容
・オープニング：社長挨拶（15分）
・第一部：功労者表彰（30分）
・第二部：立食パーティー（90分）
・エンディング：締めの挨拶（15分）

3. 次のアクション
・会場の最終決定：今週中
・招待状の作成：来週着手予定
・詳細な進行表の作成：再来週目処

ご確認いただき、ご意見・ご指示を賜れますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

【例文1-2：予算執行状況の報告】

件名：【予算状況報告】部門対抗運動会の支出状況について

○○部長様

お世話になっております。
イベント担当の△△です。

来月15日開催予定の部門対抗運動会について、現時点での予算執行状況をご報告いたします。

＜予算執行状況＞
予算総額：100万円
執行済み：65万円
内訳：
・会場使用料：30万円
・備品レンタル費：20万円
・景品代：10万円
・印刷費：5万円

残額：35万円
今後の主な支出予定：
・ケータリング費：25万円
・当日用消耗品：5万円
・予備費：5万円

現時点では予算内で進行できる見込みです。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

例文2：結果報告の例文

【例文2-1：イベント実施結果の報告】

件名：【結果報告】新入社員歓迎会の開催結果について

○○部長様

お世話になっております。
総務部の△△です。

本日開催いたしました新入社員歓迎会について、結果をご報告いたします。

1. 開催概要
日時：4月10日（金）18:00～20:00
場所：○○ホテル 宴会場
参加者数：85名（新入社員30名、既存社員55名）

2. 実施内容
・開会挨拶（人事部長）
・新入社員紹介
・歓迎会
・各部署からのメッセージ
・記念撮影
・閉会

3. 良かった点
・予定通りのスケジュールで進行
・参加者アンケートでの満足度90%
・新入社員全員と既存社員の交流機会創出

4. 改善点
・会場の空調管理
・受付での混雑
・写真撮影の時間配分

決算報告書は別途作成し、ご提出いたします。

【例文2-2：アンケート結果の報告】

件名：【集計結果】社内運動会 参加者アンケートについて

○○部 ○○様

お世話になっております。
イベント担当の△△です。

先日実施いたしました社内運動会の参加者アンケート結果について、ご報告いたします。

＜アンケート概要＞
回答者数：150名（参加者200名中）
回答率：75%

＜主な結果＞
1. 全体満足度
・大変満足：45%
・満足：35%
・普通：15%
・やや不満：5%
・不満：0%

2. 特に好評だった種目
・部署対抗リレー
・大縄跳び
・借り物競争

3. 改善要望の多かった点
・休憩時間の確保
・日陰スペースの設置
・飲み物の種類

詳細な分析結果は添付資料をご確認ください。
次回開催に向けた改善案を来週中に作成いたします。

例文3：問題やミスを伝える報告の例文

【例文3-1：予算超過の報告】

件名：【至急・ご報告】週末開催予定の懇親会における予算超過について

○○部長様

お世話になっております。
総務部の△△です。

週末開催予定の部署間交流懇親会について、予算超過が判明しましたので、
至急ご報告とご相談をさせていただきます。

＜現状＞
当初予算：50万円
見込み総額：62万円（＋12万円）

＜超過理由＞
1. 参加者数の増加（当初60名→現在80名）
2. 食材費の想定外の値上がり
3. 追加で必要となった備品代

＜対応案＞
A案：予算の増額申請
B案：メニュー内容の見直し
C案：会費制への切り替え

ご判断いただきたく、お手数をおかけいたしますが、
本日中にご指示いただけますと幸いです。

【例文3-2：緊急事態の報告】

件名：【緊急報告】明日開催予定の表彰式における会場設備の不具合について

○○部長様

お世話になっております。
イベント担当の△△です。

明日開催予定の表彰式について、会場の映像設備に不具合が発生している旨、
会場側より連絡がありましたので、緊急にご報告いたします。

＜現状＞
・プロジェクターが起動しない状態
・修理には2～3日要する見込み

＜対応案＞
1. 代替会場への変更
2. ポータブルプロジェクターの手配
3. 進行内容の一部変更

現在、会場側と対応を協議中です。
16時までには結論を出したいと考えておりますので、
ご指示・ご助言をいただけますと幸いです。

シーン別｜連絡をする際のメール例文

イベント運営において、連絡は関係者間の情報共有を円滑にする重要な役割を果たします。ここでは、特に社内イベントで発生しやすい連絡シーンに応じた実用的な例文をご紹介。

NEO FLAG.での実績を基に、効果的なコミュニケーションのポイントを盛り込んでいます。

例文1：業務報告の例文

例文1：業務報告の例文

件名：【準備状況共有】創立記念パーティーの進捗について

プロジェクトメンバーの皆様

お世話になっております。
プロジェクトリーダーの△△です。

創立記念パーティーの準備状況について、共有させていただきます。

＜現在の進捗状況＞
完了項目：
・会場予約
・ケータリング手配
・司会者の決定
・タイムスケールの作成

進行中の項目：
・案内状の作成（担当：広報部）
・備品リストの確認（担当：総務部）
・当日の役割分担表（担当：企画部）

各担当者の皆様におかれましては、期日までのご対応をお願いいたします。
ご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

【例文1-2：外部業者との打ち合わせ内容の共有】

件名：【打ち合わせ内容共有】ケータリング業者との最終確認内容について

イベント運営チームの皆様

お世話になっております。
調整担当の△△です。

本日行いましたケータリング業者との最終打ち合わせ内容について共有いたします。

＜確認事項＞
1. 納品時間：17:30（開始1時間前）
2. 料理内容：アレルギー対応済み
3. 人員体制：スタッフ4名体制
4. 緊急連絡先：○○様（090-XXXX-XXXX）

詳細な内容は添付の議事録をご確認ください。
追加のご要望等ございましたら、明日中にご連絡ください。

例文2：日程連絡の例文

【例文2-1：キックオフミーティングの日程調整】

件名：【日程調整】部署対抗運動会 キックオフMTGについて

プロジェクトメンバー各位

お世話になっております。
イベント事務局の△△です。

部署対抗運動会のキックオフミーティングについて、以下の候補日で調整させていただきたく存じます。

＜候補日時＞
第1候補：6/1（月）15:00-16:00
第2候補：6/2（火）14:00-15:00
第3候補：6/3（水）16:00-17:00

場所：本社5階大会議室

ご都合をご回答いただけますと幸いです。
回答期限：5/25（月）17:00まで

【例文2-2：イベント開催日程の告知】

件名：【開催日決定】夏季懇親会の開催日程について

社員各位

お世話になっております。
総務部の△△です。

夏季懇親会の開催日程が決定いたしましたので、ご連絡いたします。

＜開催概要＞
日時：7月15日（金）18:30～20:30
場所：○○ホテル 宴会場
参加費：無料

詳細な案内は来週お送りいたしますが、
ご予定の確保をお願いいたします。

例文3：変更連絡の例文

【例文3-1：イベント内容の変更連絡】

件名：【重要：内容変更】社内研修会の実施形式変更について

参加予定者各位

お世話になっております。
研修事務局の△△です。

来週開催予定の社内研修会について、
実施形式を変更させていただくことになりましたので、ご連絡いたします。

＜変更内容＞
変更前：対面形式（本社大会議室）
変更後：オンライン形式（Zoomミーティング）

＜変更理由＞
・感染症対策の強化
・参加者からの要望

＜今後の対応＞
・5/20までに接続テスト実施
・開催日前日までにURL配信

ご不便をおかけいたしますが、ご理解いただけますと幸いです。

【例文3-2：開催時間の変更連絡】

件名：【開始時間変更】部門会議の開始時間変更について

ご参加者各位

お世話になっております。
事務局の△△です。

本日開催予定の部門会議について、
開始時間を変更させていただきたく、ご連絡いたします。

＜変更内容＞
変更前：14:00～15:30
変更後：15:00～16:30

＜変更理由＞
・午前の会議の延長
・参加必須メンバーのスケジュール調整

急なご連絡となり、大変申し訳ございません。
ご予定の調整をお願いいたします。

シーン別｜相談をする際のメール例文

イベント運営では、様々な判断や決定が必要となる場面が発生します。特に複数の選択肢がある場合や、重要な意思決定が必要な場合は、適切な相談が不可欠。

ここでは、実務で使える具体的な相談メールの例文をご紹介します。

例文1：業務の進め方についての相談

【例文1-1：イベント企画内容の相談】

件名：【ご相談】年末懇親会の企画内容について

○○部長様

お世話になっております。
総務部の△△です。

年末懇親会の企画内容について、ご相談させていただきたく存じます。

＜現在検討中の案＞
A案：従来通りの立食パーティー形式
・予算：1人7,000円
・メリット：交流がしやすい
・デメリット：コロナ対策が必要

B案：着席＋アトラクション形式
・予算：1人8,000円
・メリット：安全性が高い
・デメリット：移動の自由度が低い

C案：ハイブリッド形式（オンライン参加可）
・予算：1人6,000円
・メリット：参加方法の選択が可能
・デメリット：一体感の創出が課題

それぞれのメリット・デメリットを検討した結果、事務局としてはB案を推奨したいと考えております。
ご意見・ご指導いただけますと幸いです。

【例文1-2：実施手順の確認相談】

件名：【手順確認のお願い】表彰式の進行について

○○課長様

お世話になっております。
イベント担当の△△です。

来週の表彰式の進行について、確認させていただきたい点がございます。

＜確認事項＞
1. 表彰状の読み上げ
・部長様による読み上げでよろしいでしょうか
・受賞者は登壇前に整列が必要でしょうか

2. 写真撮影
・個別撮影は必要でしょうか
・集合写真のみとすることは可能でしょうか

3. 受賞者スピーチ
・全員必要でしょうか
・時間制限は設けるべきでしょうか

上記について、ご指示いただけますと助かります。

例文2：トラブル発生時の相談

【例文2-1：予算超過への対応相談】

件名：【緊急相談】社員旅行の予算超過への対応について

○○部長

お世話になっております。
企画担当の△△です。

社員旅行の予算について、緊急でご相談がございます。

＜現状＞
・予算超過額：150万円（当初予算比＋20%）
・主な要因：交通費の高騰、宿泊費の値上げ

＜対応案＞
1. 追加予算の申請
・メリット：予定通りの内容実施可能
・デメリット：承認までに時間を要する

2. プラン内容の見直し
・メリット：予算内に収まる
・デメリット：満足度低下の懸念

3. 参加者負担の増額
・メリット：予算調整が容易
・デメリット：参加率低下の可能性

ご多忙のところ恐縮ですが、本日中にご指示いただけますと幸いです。

【例文2-2：機材トラブルへの対応相談】

○○様

お世話になっております。
セミナー担当の△△です。

明日のセミナーで使用予定のプロジェクターに不具合が発生し、
急遽ご相談させていただきます。

＜状況＞
・プロジェクターの映像が不安定
・修理には2～3日必要との診断

＜考えられる対応策＞
1. 代替機材の緊急レンタル
・費用：5万円程度
・手配：本日中に可能

2. 資料の印刷配布への切り替え
・費用：2万円程度
・準備：今晩中に可能

至急のご判断をいただけますと幸いです。

例文3：意思決定に関する相談

【例文3-1：開催形式の決定に関する相談】

件名：【ご相談】新入社員研修の実施形式について

○○部長様

お世話になっております。
研修担当の△△です。

新入社員研修の実施形式について、ご相談させていただきたく存じます。

＜選択肢＞
1. 完全対面式
・メリット：コミュニケーションが取りやすい
・デメリット：地方拠点からの移動コスト大

2. 完全オンライン式
・メリット：コスト削減、移動負担なし
・デメリット：グループワークの実施が難しい

3. ハイブリッド式
・メリット：柔軟な参加形態
・デメリット：運営の複雑化

研修効果と実施コストを考慮し、事務局としては
ハイブリッド式を推奨したいと考えております。

ご検討いただけますと幸いです。

【例文3-2：外部業者選定の相談】

件名：【ご相談】ケータリング業者の選定について

○○部長

お世話になっております。
イベント担当の△△です。

創立記念パーティーのケータリング業者について、
最終選定のご相談をさせていただきたく存じます。

＜候補業者比較＞
A社（NEO FLAG.）
・見積額：150万円
・特徴：実績豊富、当社イベントの理解度高
・メニュー：和洋折衷、アレルギー対応可

B社
・見積額：130万円
・特徴：新規参入、価格競争力あり
・メニュー：洋食中心、アレルギー対応要相談

総合的な観点から、A社を推奨させていただきたく存じます。
ご判断いただけますと幸いです。

相手が一番連絡のつきやすいツールを知っておくことも重要

イベント運営では、緊急の連絡や即座の判断が必要となる場面が頻繁に発生します。そのため、単にメールだけでなく、状況に応じて最適なコミュニケーションツールを選択することが重要。

NEO FLAG.では、プロジェクト開始時に必ずコミュニケーション方法の確認を行い、スムーズな情報共有を実現しています。

効果的なコミュニケーションツールの選び方

様々なコミュニケーションツールには、それぞれ特徴や適した使用シーンが存在。状況や目的に応じて使い分けることで、より効果的な報連相が可能になります。

ツール別のメリット・デメリット

以下の表は、主なコミュニケーションツールの特徴をまとめたものです。

ツール種別	メリット	デメリット
ビジネスメール	・正式な記録として残せる ・添付ファイルが送付可能 ・時間を選ばず送信できる	・即時性に欠ける ・感情やニュアンスが伝わりにくい ・長文になりがち
ビジネスチャット	・リアルタイムなコミュニケーションが可能 ・カジュアルな雰囲気で相談しやすい ・グループでの情報共有が容易	・重要な情報が埋もれやすい ・業務時間外の対応期待 ・形式的な記録としては不向き
電話	・即時の回答が得られる ・詳細な説明や質疑応答が可能 ・感情やニュアンスが伝わりやすい	・相手の時間を拘束する ・記録が残りにくい ・資料の共有ができない
Web会議	・対面に近いコミュニケーションが可能 ・画面共有で資料確認がしやすい ・複数人での協議に適している	・事前の日程調整が必要 ・通信環境に左右される ・準備に時間がかかる

状況に応じた最適なツールの選び方

具体的なシーンごとの推奨ツールは以下の通りです。

1. 緊急性の高い連絡
   第一選択：電話
   代替手段：ビジネスチャット
   注意点：
   ・事前に緊急連絡先を確認
   ・複数の連絡手段を確保
   ・エスカレーションルートの確認
2. 正式な報告・連絡
   第一選択：メール
   代替手段：Web会議＋議事録
   注意点：
   ・形式的な文書作成
   ・証跡としての保管
   ・必要な承認フローの確認
3. 相談・協議が必要な場合
   第一選択：Web会議
   代替手段：対面ミーティング
   注意点：
   ・事前の資料共有
   ・参加者の予定確認
   ・結論の文書化
4. 日常的な情報共有
   第一選択：ビジネスチャット
   代替手段：メール
   注意点：
   ・情報の優先度確認
   ・共有範囲の適切な設定
   ・重要事項の記録化

社内イベントの成功には、これらのツールを適切に使い分けることが重要。NEO FLAG.では、プロジェクト開始時にコミュニケーション計画を立案し、関係者全員で共有することで、スムーズな報連相を実現しています。

基本のビジネススキル「報連相」を習得して周りと差をつけよう

ここまで、社内イベントの運営における報連相の重要性と具体的な実践方法について解説してきました。報連相は、一見すると基本的なビジネススキルのように思えますが、実際には多くの要素が絡み合う高度なコミュニケーションスキル。

特に、複数の関係者が関わる社内イベントでは、その巧拙が成果を大きく左右します。

これまでの内容を実践的なアクションプランとして整理すると、以下のようになります。

1. 報連相の基本の徹底
   ・5W1Hを意識した情報整理
   ・適切なタイミングの見極め
   ・正確な情報伝達
2. ツールの使い分け
   ・状況に応じた適切な手段の選択
   ・各ツールの特性の理解
   ・伝達手段の複線化
3. 文書作成スキルの向上
   ・分かりやすい文章構成
   ・簡潔な表現
   ・適切な敬語の使用
4. コミュニケーション環境の整備
   ・関係者との信頼関係構築
   ・報連相ルールの明確化
   ・情報共有の仕組み作り

これらのスキルを着実に身につけることで、以下のような効果が期待できます。

• プロジェクトの円滑な進行
• トラブルの未然防止と適切な対応
• チームワークの向上
• 信頼関係の構築
• キャリアアップへの貢献

特に社内イベントの運営では、これらのスキルが直接的に求められます。しかし、すべてを自社で完璧に実施するのは容易ではありません。そんなとき、プロフェッショナルのサポートを受けることも一つの選択肢。

NEO FLAG.では、イベントの企画段階から実施まで、報連相を含めた包括的なサポートを提供しています。特に以下のような場面でお役に立てます。

• イベント運営の経験が少ないチーム
• マンパワーが不足している部署
• 大規模なイベントの実施
• 複雑な調整が必要なケース
• オンライン・オフラインのハイブリッド開催

プロフェッショナルのサポートを受けることで、より確実なイベント運営が可能になります。また、そのプロセスを通じて、効果的な報連相の実践方法も学ぶことができるでしょう。

ぜひ、この記事で紹介した内容を実践に活かし、より良い社内イベントの実現を目指し、必要に応じてプロフェッショナルのサポートも検討してみてください。皆様のイベント運営が、より円滑で効果的なものになることを願っています。

なお、社内イベントの企画・運営でお悩みの方は、お気軽にNEO FLAG.にご相談ください。豊富な経験と実績を持つプロフェッショナルが、最適なソリューションをご提案いたします。

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こんにちは！NEO FLAG.です。

コロナ禍を通して働き方に変化が表れるのと同時に、採用活動の多様化も進んでいます。中でも内定者フォローを大きく変えた企業や人事担当者も多いのではないでしょうか？これまでリアルで行ってきた内定者懇親会や入社前研修などをオンラインに切り替えた企業も少なくありません。

アフターコロナの今も、オンラインに比重をおいた採用活動を行う企業は多数派。

そのようなオンラインが中心の内定者フォローで、鍵を握るのは内定者に送るメールです。

本記事では、内定者フォローに使えるメール術について、ポイントを押さえてご紹介します。

「内定者フォローを怠ると内定辞退を招く」ことがデータでも明らかに

人事担当者は、採用活動が終わり、内定・内々定を出しても安心できません。

それは、内定辞退の可能性があるから。これはデータからも読み解くことができます。

5月末時点の内々定率は67.8％

株式会社学情は、「2023年3月卒業（修了）予定の大学生・大学院生」を対象に、「内々定の獲得状況」を調べるアンケート行いました。

アンケートによると、5月末時点で内々定を獲得している学生の割合は全体の67.8％。

7割近くの学生が、最低1つは内々定を獲得していることがわかります。

複数の内々定を保有することに抵抗感を感じる就活生は少数派

次に、内々定を獲得した就活生に関するデータを調べてみました。このアンケートには、就活生の深層心理が深く現れています。

「あなたは複数の内々定を保有することに抵抗はありますか？」の問いに、「抵抗がある(8.1%)」「やや抵抗がある(30.1%)」と回答したのは全体の4割弱。

2社以上の内々定を獲得した学生の過半数が、辞退することに対し罪悪感を感じていないことがわかります。

内定辞退を防止するためには内定者フォローが大切

内定辞退を阻止するには、内定者フォローを通して、内定者との信頼関係を構築することが必要です。

人事担当は、内定者と自社をつなぐパイプとしての役割を担っています。内定・内々定を出した後も、自社の魅力を伝え続け、「自らの意志でこの会社を選び、入社したい」と思わせることが必要とされています。

内定者フォローでカギを握るのは「メール」

内定者フォローにはいくつかの方法があります。オンライン内定者懇親会や入社前の職場見学など、内定者フォローのためにあらゆるアイデアを絞る人事担当も多いことでしょう。

しかし、どの策を講じるにせよ、必ず必要とされるのが“内定者とのメール連絡”です。

内定者フォローに悩む人事担当者は、メール1通で自社の印象が大きく変わることを意識することが大切です。

内定者と人事担当がメールで連絡を取り合う主な機会

人事担当が内定者へメールを送る場面は、主に以下の通りです。

• 内定者懇親会や内定式の連絡
• 内定通知書などの重要書類の送付連絡
• 入社前検診の連絡
• 入社前研修の連絡
• 入社前面談の連絡
• 入社式の連絡　など

多くの場合は、これらに「入社にまつわる事務連絡」が加わります。

内定者にメールを送る際のポイント

内定者に送付するメールは、いくつかのポイントを押さえた内容にすると良いでしょう。特に大切なポイントは以下の3つです。

1. 今後のスケジュールや段取りが明確にわかる内容にする
2. 内定者の不安感を払拭できる内容にする
3. 丁寧な言葉遣い・対応を心がける

今後のスケジュールや段取りが明確にわかる内容にする

内定者が入社するまで、さまざまな手続きが必要です。これに加え、内定者懇親会などの参加すべき社内イベントもいくつかあります。

人事担当はメールを受け取った内定者が混乱しないよう、今後のスケジュールや段取りをなるべく明確に伝えるようにしましょう。

内定者の不安感を払拭できる内容にする

新卒者は初めて社会に出る学生がほとんど。そのためビジネスマナーや自身の振る舞いに不安を抱えているケースも少なくありません。

人事担当者は「自分が新卒者だった頃」を思い出し、メールにも内定者の不安感に寄り添う言葉を添えると良いでしょう。

丁寧な言葉遣い・対応を心がける

現在メールをやりとりしている内定者が、最終的に他社への入社を決め、内定辞退をする可能性もあります。人事担当者は「これまでの努力が水の泡になった」と感じることもあるかもしれません。しかし、このような時こそ丁寧な言葉遣いと対応を心がけましょう。

現在は「内定者と人事担当」の間柄ですが、いつか内定者が「自社のクライアント」「お客様」になる可能性もあります。人事担当は、内定を辞退されたとしても、良い印象を残せるようなメールを送付することが大切です。

内定者へのメール例文１：内々定を知らせるメール

ここからはメール例文をいくつかご紹介します。まずは「就活生に内々定を知らせるメール」です。

採用が決まった場合、まずは電話連絡をし、これに加えメール連絡をすることが多いですね。

内々定直後の内定者に送るメールで必ず盛り込むべきポイントは以下です。

• 内定承諾、辞退の連絡について
• 内定通知書を送る時期
• 送付書類について(入社誓約書、身元保証書)

◎◎様

株式会社◎◎採用担当の◎◎です。
先日は当社の採用試験にお越し下さり、誠に感謝いたします。

厳選なる審査の結果、 ◎◎様は株式会社◎◎の2023年度新卒入社試験を通過いたしましたのでここにご報告申し上げます。
◎◎様にはぜひ当社へ入社いただきたく、この度、内々定のご連絡をさせていただきました。

つきましては、今後の流れを簡単にご説明いたします。

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1、	送付書類について
本日、以下2点の書類を郵送しております。
・	入社誓約書(1通)
・	身元保証書(1通)

各書類のご返送期日：令和◎年◎月◎日
上記2点の書類を送付しております。ご記入いただき、返信用封筒にてご返送ください。

2、	内定通知書の送付
◎月◎日頃に郵送にてご送付いたします。

※内定を辞退される際は、◎月◎日までにご連絡頂けますと幸いです。

＝＝＝＝＝＝＝＝

◎◎様はコミュニケーション能力に長けており、これから営業に力を入れていきたい弊社の戦力になると確信しております。◎◎様とOB訪問の際にお話させていただいた営業１課の◎◎も、入社を楽しみにしていると申しておりました。

なにかご不明な点がございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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内々定を知らせるメールを書く際のポイント

内々定直後の内定者に送る、もしくは内々定を伝えるメールを送る際は、歓迎する言葉を添えると良い印象を残すことができます。

また、現在の就活生は売り手市場が続いています。そのため、自社を受けてくれた感謝の言葉も忘れずに伝えると良いでしょう。

内定者へのメール例文２：内定通知書の送付連絡メール

次は「内定通知書の送付連絡メール」の例文です。

メール文面に必ず盛り込むべきポイントは以下です。

• 内定通知書を送付した旨

◎◎様

株式会社◎◎採用担当の◎◎です。
暑い日が続いておりますが、体調にお変わりはありませんか？

先日は内定承諾のご連絡をいただきありがとうございました。
◎◎様とのご縁に感謝すると同時に、社員一同、一緒に働ける日をとても楽しみにしております。

この度、◎◎様に宛てて当社より内定通知書を送付いたしました。
ご確認の上、ご対応いただけますと幸いです。

《◎◎様 内定通知書の送付》
◎月◎日 普通郵便にて送付しております。

※1週間が過ぎても届かない場合、ご連絡をお願いいたします。

なにかご不明な点がございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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内定通知書の送付連絡メールの書き方ポイント

内定通知書の送付連絡メールでは、ビジネスライクな文面ではなく、人事担当の人柄や入社を期待している姿勢を表すのが良いですね。

例えば…

• 「一緒に働ける日を楽しみにしている」などの一言を添える
• 内定者一人ひとりのことを書き添える　など

これらを意識し、メールを書くと良いでしょう。

内定者へのメール例文３：内定者懇親会の連絡メール

次は「内定者懇親会の開催を知らせるメール」の例文です。

メール文面に必ず盛り込むべきポイントは以下です。

• 内定者懇親会の日時
• 内定者懇親会のプログラム
• 参加の可否連絡の締め切り

昨今、内定者懇親会をzoom等のWEB会議ツールを活用し、オンラインに切り替えて行う企業が増えています。このメールでは、オンライン内定者懇親会か、本社やホテルなどリアルの会場で行うかも明記しておくと良いでしょう。

◎◎様

株式会社◎◎採用担当の◎◎です。

この度、2023年度入社の方々を対象に内定者懇親会を開催いたします。
内容をご確認の上、参加の可否をご返信いただけますと幸いです。

《2023年度 株式会社◎◎　内定者懇親会のお知らせ》
日時：◎月◎日(曜) ◎時-◎時(◎時間)
会場：zoomを活用しオンライン形式で開催

2023年度の内定者懇親会は、オンラインにて開催いたします。
主なプログラムは以下を予定しております。

・自己紹介
・先輩社員との交流
・グループワーク

参加される皆様には、料理、飲み物、記念品を郵送いたします。

参加の可否につきまして、◎月◎日(曜) ◎時までにご返答くださいませ。
料理等の郵送先住所も併せてお知らせください。

なにかご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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内定者懇親会の連絡メールの書き方ポイント

内定者懇親会の告知メールでは、会の概要やプログラムを簡単に書き添えておきましょう。例えば「既存社員とのチーム対抗戦ゲームを行います」などでも◎会の内容を想像させることで、期待値をアップする効果があります。

また、メールにバナー画像や「先輩のウェルカム映像」を添えて送るのも◎入社後の楽しい雰囲気を伝えるのに一役買います。

内定者へのメール例文４：内定式の連絡メール

次は「内定式の詳細を伝えるメール」の例文です。

メール文面に必ず盛り込むべきポイントは以下です。

• 内定式の日時
• 内定式のプログラム
• 参加の可否連絡の締め切り
• 内定式後に内定者懇親会があるかどうか

また、新型コロナの感染リスクを避けるため、内定式をオンラインで開催する企業が増えています。

オンライン内定式を行う場合は、その旨も記載しましょう。

◎◎様

株式会社◎◎採用担当の◎◎です。

この度、2023年度入社の方々を対象に内定式を執り行います。
内定式後には、内定者懇親会も開催する予定です。
ぜひご参加くださいますようお願いいたします。

《2023年度 株式会社◎◎　内定式のお知らせ》
日時：◎月◎日(曜) ◎時-◎時(◎時間)
会場：zoomを活用しオンライン形式で開催

2023年度の内定式は、感染リスクを回避するためオンラインにて開催いたします。
内定式の主なプログラムは以下を予定しております。

■内定式
・代表取締役社長の言葉
・先輩社員より歓迎の言葉
・各営業所紹介ムービー

■内定者懇親会
・内定者の方々の自己紹介
・アイスブレイクゲーム
・先輩社員との交流　など

参加される皆様には、料理、飲み物、内定記念品を郵送いたします。

参加の可否につきまして、◎月◎日(曜) ◎時までにご返答くださいませ。
料理等の郵送先住所も併せてお知らせください。

なにかご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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内定式の連絡メールの書き方ポイント

内定式終了後に内定者懇親会を控えている場合は、その旨を明記しましょう。アイスブレイクなどのグループワークについても盛り込んでおくと、当日の様子が想像できて良いですね。

また「内定記念品の贈呈」や「会食」などを予定している場合、必ず記載するのがおすすめ。参加率アップにつながります。

内定者へのメール例文５：内定者研修(入社前研修)の連絡メール

次は「内定者研修(入社前研修)を伝えるメール」の例文です。

メール文面に必ず盛り込むべきポイントは以下です。

• 内定者研修、入社前研修の日時
• 開催形式(オンライン研修or社内研修)
• 研修内容や講師について
• 準備物や課題がある場合その旨も明記

もし事前に研修用のテキスト等を送付する場合は、その旨も伝えておきましょう。郵便事故など、万が一のトラブルを避けることができます。

◎◎様

株式会社◎◎採用担当の◎◎です。
先日は内定者懇親会にご参加くださりありがとうございました。同期入社の方々と親睦を深めることはできましたか？

さて、4月の入社時期も近づいてまいりました。
この度、2023年度入社の方々を対象に、内定者研修を開催いたします。
ぜひご参加くださいますようお願いいたします。

《2023年度 株式会社◎◎　内定者研修のお知らせ》
日時：◎月◎日(曜) ◎時-◎時(◎時間)
会場：zoomを活用したオンライン研修

2023年度の内定者研修は、感染リスクを回避するためオンラインにて開催いたします。

■研修内容
・ビジネスマナー研修　(90分)
・グループワーク　(45分)

参加の可否につきまして、◎月◎日(曜) ◎時までにご返答くださいませ。
参加者の皆様には、ビジネスマナー研修で使用するテキストをメールにて送付いたします。

また、研修後に既存社員と内定者の交流会を開催いたします。
参加される皆様には、料理・飲み物を郵送いたしますので、郵送先住所も併せてお知らせください。

なにかご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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内定者研修(入社前研修)連絡メールの書き方ポイント

内定者研修を伝えるメールを送る際には、研修内容がイメージできる内容にすると良いでしょう。

チームビルディング施策を行う場合は、その旨も記載しておくと◎

過去の内定者研修のアンケートや写真がある場合、「2022年度入社の先輩社員が内定者研修を行った際の様子」として送付するのも想像がつきやすくなるのでおすすめです。

内定者へのメール例文６：入社式の案内メール

最後は「入社式の案内メール」の例文です。

メール文面に必ず盛り込むべきポイントは以下です。

• 入社式の日時
• プログラム
• 開催場所(オンライン入社式orリアル)

◎◎様

株式会社◎◎採用担当の◎◎です。

いよいよ入社の時期が近づいてまいりました。
この度、2023年度入社式を開催いたします。

《2023年度 株式会社◎◎　入社式のお知らせ》
日時：◎月◎日(曜) ◎時-◎時(◎時間)
会場：zoomを活用したオンライン研修

2023年度の内定者研修は、感染リスクを回避するためオンラインにて開催いたします。

入社式のプログラム
・開会の挨拶
・代表取締役社長より挨拶
・歓迎の言葉
・入社辞令書の交付
・新入社員代表挨拶
・閉会の挨拶

また、入社式後にはオンライン歓迎会を開催いたします。
皆様には、料理・飲み物を郵送いたしますので、郵送先住所も併せてお知らせください。

なにかご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

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署名
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入社式の案内メールの書き方ポイント

入社式後に懇親会やオンライン歓迎会を行う場合は、必ずメールに記載しておきましょう。全体のイメージがつきやすくなります。

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