新入社員とのコミュニケーション術(上司・先輩社員向け) | 社員研修や雑談でモチベーションを上げる方法

こんにちは！NEO FLAG.です。

春が近づき、そろそろ新入社員が入社する季節。上司や先輩社員にあたる方が不安に思っていることのひとつが、「新入社員とのコミュニケーション」ではないでしょうか？

今回は「上司・先輩社員向け 新入社員とのコミュニケーション術」について詳しくご紹介します。

【上司編】新入社員とのコミュニケーションの悩み

新入社員を迎える企業では、新しい仲間の参入を楽しみにされている方も多いでしょう。一方で、新入社員の上司の中には、若い社員とのコミュニケーションに悩みや不安を抱えている方もいます。

具体的には、以下のような悩みです。

• 十分に会話し、フォローできる時間がない
• 年齢差によるジェネレーションギャップ
• 自身の言葉を新入社員が理解しているかわからない
• ハラスメント(セクハラ、パワハラ)と思われないか不安

新入社員との良好なコミュニケーション手法を考えるにあたり、上司が抱える悩みを確認しておきましょう。

十分に会話し、フォローできる時間がない

働き方改革の推進にともない、業務負荷が中間管理職に集中している企業が増えています。部下の勤怠管理やマネジメント業務、プレイヤーとしての実務など、部長・課長クラスの方の多忙さが問題になっています。

そんな中、まだ業務に慣れない新入社員と十分なコミュニケーションを図る時間を作ることは、多くの管理職にとって至難の業です。「新入社員の悩みや不安に寄り添う時間が十分に取れない」「ミスが発生したときにいち早くフォローし、丁寧にフィードバックする余裕がない」と対応に困っている上司も多いでしょう。

すでに日常業務で多忙を極める上司にとって、新入社員の受け入れや育成は一定の負荷がかかるもの。できれば避けたいと思うほど、悩まされている方もいるでしょう。

年齢差によるジェネレーションギャップ

上司と新入社員との年齢差も、コミュニケーションの悩みの種のひとつです。

現在の大学卒の新入社員は、いわゆる「Z世代」と呼ばれる年代です。子ども時代から日常生活で当たり前にインターネットを使用し、SNSを通じた発信にも慣れています。また、社会問題への関心が高い、高級品・ブランド品へ関心を示さないなど、特に40代以上の上司世代とは違った価値観を持っている新入社員が多くいます。

育ってきた環境や価値観の違いから、コミュニケーション不足になってしまうと悩んでいる上司が多いようです。

新入社員の考えがいまひとつ理解できない、使っている言葉もよくわからない、ということが続くと、コミュニケーションに苦手意識を持ってしまいます。親子ほど年齢の離れた部下とのコミュニケーションがうまくいかない、と感じる上司は多いのです。

自身の言葉を新入社員が理解しているかわからない

新入社員と上司とでは、担っている業務も、責任範囲も、これまでの経験値も全く異なります。自分があたり前に使っている言葉が、新入社員にうまく通じていないと感じることもあるでしょう。

言葉そのものが専門用語だったり、社歴の長い人だけに通じる社内用語だったりすると、新入社員には伝わりません。また、お互いの人となりを理解し合えていないと、言葉自体は理解できても、言葉の裏にある意図や想いに気づくのは難しいことです。また、リモートワークの導入により、普段一緒に接する時間が減っている職場では、これまでと違うコミュニケーション課題を感じる方も多いでしょう。

自分の意思をはっきりを伝えられない新入社員も一定数いるため、自分の意図が伝わっているか不安に感じる上司もいると考えられます。

ハラスメント(セクハラ、パワハラ)と思われないか不安

自分の言動が新入社員にとってハラスメントと捉えられないか、不安に思う上司も多いようです。上司世代が新入社員だったころに当たり前だった風習が、今ではハラスメントと捉えられるケースがあります。

セクシャルハラスメントやパワーハラスメントが厳禁であると理解していても、どのような言動がハラスメントに当たるのかわからない方も多いでしょう。ハラスメントへの危機感が強い方ほど、「意図せずハラスメントと思われないか怖い」と不安に感じるようです。

【先輩社員(教育係)編】新入社員とのコミュニケーションの悩み

新入社員の所属するチームの上司だけでなく、教育係を務める先輩社員も、新入社員とのコミュニケーションに多くの悩みを抱えています。

例えば、以下のような悩みです。

• 報連相がうまくいかない
• 教育・指導内容が新入社員へ伝わっているかわからない
• 新入社員のリアクションが読み取れない

それぞれ解説します。

報連相がうまくいかない

新入社員との業務上のコミュニケーションに、課題を感じる先輩社員がいます。

一定の社会人経験があれば当然に身についているはずの「報連相（報告・連絡・相談）」も、新入社員のうちはまだうまくできない方がいるのは当然です。

「報告してくれると思っていたのにまったく報告がない」「事前に声をかけてくれればよかったのに相談もせずにミスをした」などと新入社員の言動に不信感を感じる方もいるでしょう。

逆に指導慣れしていない先輩社員から後輩への情報伝達が不十分で、業務効率が下がることも考えられます。

教育・指導内容が新入社員へ伝わっているかわからない

上司が抱える不安と同じく、指導担当である先輩社員も、新入社員に自身の指示が伝っているか不安に感じています。特に初めて後輩を持つ方は、適切な指導方法がわからず、苦労される方も多いようです。

近年では、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、入社時からリモートワークを実施する企業もあります。自らの新入社員時代にはオフィスで直接指導を受けていた先輩社員にとって、リモートワークでの教育や指導に不安を感じることもあるでしょう。

新入社員のリアクションが読み取れない

新入社員との関係性がまだ浅い間は、相手のリアクションが読み取れず苦労することがあります。

自分を信頼してくれているのか、不安や不満を抱いていないかなど、相手の現状がわからない状態で指導することに不安を感じる先輩社員もいるでしょう。指導者としての自分に自信を持てない方ほど、相手の反応に疑心暗鬼になり、疲れてしまうこともあるはずです。

結果として、新入社員の顔色ばかり窺ってしまい、適切な指示や指導ができない方もいます。

新入社員も上司・先輩社員とのコミュニケーションに不安を抱えている

新入社員を迎える上司や先輩社員が不安や悩みを抱える一方で、新入社員自身も、上司等とのコミュニケーションに不安を抱えています。

株式会社リクルートマネジメントソリューションズが2022年に発表した調査結果では、新入社員が抱える不安の第2位は「先輩・同僚とうまくやっていけるか」(39.0%)だとわかりました。

過去5年間の調査結果と比較すると、先輩・同僚とのコミュニケーションに悩みを抱えている新入社員の割合が増えていることがわかります。また、「上司とうまくやっていけるか」が不安だと答えた方は27.4%で、前年よりも増加しています。

新入社員側も上司や先輩とのコミュニケーションに不安を感じていることを踏まえて、お互いに丁寧なコミュニケーションを図ることが大切です。

「コミュニケーション力」を身につけたいと考える新入社員は61.1%

リクルートマネジメントソリューションズの同調査では、「新入社員がこれから身に着けたい・伸ばしたい力」についてもアンケートを実施しています。

調査の結果、「コミュニケーション力」を身につけたい新入社員が61.1%だと判明。

「専門知識」や「論理的思考力」「プレゼンテーション力」などの業務スキルをあげた割合を大きく超え、「コミュニケーション力」が1位に選ばれています。

上司や先輩とのコミュニケーションに不安を感じる新入社員が多いからこそ、自らの対話する力を高めて円滑な人間関係を築きたいと考える方が多いのでしょう。

新入社員とのコミュニケーション術１：アイスブレイクで緊張感を解く

ここからは、新入社員と上司・先輩社員たちのコミュニケーションを円滑に図るためのアイデアをご紹介します。

まずおすすめしたいのが、簡単なアイスブレイクでお互いの緊張を解くことです。

初対面のときなどは、お互いに緊張したり、警戒したりして、心の壁がある状態といえます。

くすっと笑ってしまうようなアイスブレイクで、まずはお互いの壁を取り払いましょう。

具体的なアイスブレイク手法「パーソナルトーク」

オンラインでもできる簡単なアイスブレイクとして、「パーソナルトーク」があります。4－5名程度のグループに分かれて、テーマに沿った自分の話を発表し合います。

テーマは、「休日の過ごし方」や「最近ハマっている○○」といった、個人の人柄がわかるようなものを選びます。

1人発表するごとに、聞き手が気になる点や感想を伝えます。

このアイスブレイクを通じて、自分と相手との意外な共通点を見つけて親近感が沸いたり、相手に興味を持てたりします。

新入社員とのコミュニケーション術２：モチベーションを上げる一言を添える

アイスブレイクでお互いの心の距離が近づいたら、さまざまなシーンで新入社員のモチベーションを上げる声掛けをしましょう。普段から肯定的な言葉をかけてもらううちに、新入社員の気持ちが前向きになったり、上司や先輩への警戒心が薄れたりします。

新入社員に投げかけたいポジティブな言葉の例を、日常業務のさまざまなシーン別にご紹介します。

社員研修で新入社員のモチベーションを上げる言葉

まずは、社員研修における声かけです。多くの企業で、新入社員向けの研修を実施しています。

まだ会社に慣れない新入社員を気遣うような声掛けをしましょう。

社員研修の声掛け例

• 毎日研修お疲れ様！慣れないうちは大変だよね。困ることがあったら、いつでも私に連絡して。
• 今日はどんな研修をしたの？　○○は確かに大事だね。がんばってね！
• 研修担当のAさんから、初めてのプレゼンテーションなのにとても上手だったと聞いたよ。すごいね！

自分が相手に関心を持っていること、不安に寄り添うこと、会社として新入社員に期待していることを、明るい言葉で伝えましょう。

支えてくれる存在に安心したり、研修に前向きに取り組めるようになったりと、プラスの効果が期待できます。

新人教育(OJT等)で新入社員のモチベーションを上げる言葉

新入研修終了後や、研修と並行する形で、日常業務を少しずつ覚える新人教育の期間がスタートします。

初めての社会人生活、初めての業務で、不安を抱えている新入社員も多いはず。上司・先輩社員として、労いやフォローの声掛けをしましょう。

新人教育(OJT)での声掛け例

• 初めはわからなくて当たり前だから、理解できないことや疑問があったら遠慮せずに聞いてね。
• 慣れないことばかりで疲れたよね。コーヒーを飲みながら話そうか。
• （新入社員が失敗したとき）早めに気づいてくれて良かったよ。実は私も入社したての頃、同じミスをして…。

業務がスタートしたばかりの頃から厳しい口調で指導されたり、叱責されたりすると、仕事を続けるモチベーションが低下してしまいます。一人ひとりのペースや顔色をうかがいながら、労いの言葉をかけましょう。

特に初めのうちは、ミスを一方的に責めず、「一生懸命がんばる社員を会社や上司が守ってくれる」という安心感をもってもらえるよう、あたたかい声掛けをしてください。

日々の雑談で新入社員のモチベーションを上げる言葉

休憩時間やミーティング開始前の待機時間など、社員同士で雑談をする機会があります。

新入社員には、上司や先輩から積極的に声をかけるようにしてください。新入社員の中には、自分から上司へ声をかけづらい方、遠慮してしまう方もいます。上司や先輩から気軽に声をかけることで、新入社員を安心させてあげましょう。

日々の雑談での声掛け例

• さっきのミーティング、わからない言葉が多くなかった？質問があれば聞くよ。
• 昨日遅かったみたいだけど、大丈夫？無理しないで、何かあったら周りに頼ってね。
• 今回のミーティングに参加するB部長に会うの、初めてだよね。一見怖そうだけど、すごく面白い人だから緊張しなくて大丈夫！

プライベートな質問を好まない方もいるので、業務に関連した声掛けが無難です。

日常的に、新入社員に関心をもって見守っていること、力になろうとしていることを、さりげない言葉から伝えるようにしてください。

同時に、新入社員が困りごとや体調不良を抱えていないかなど、相手の顔色に気を配ることも大切です。

新入社員とのコミュニケーション術３：相互理解を深める

小さな声掛けを重ねつつ、新入社員と既存の社員がお互いを知り合える機会を意図的に設けましょう。具体的には、以下のような取り組みが有効です。

• 新入社員歓迎会などの社内イベント
• 日々の雑談
• チャットツールの活用
• 社内報の活用

それぞれ解説します。

新入社員歓迎会

入社後、新入社員の歓迎会を実施しましょう。業務とは離れた場で、コミュニケーションを深めることは、上司・先輩社員・新入社員にとってお互いをよく知るための良い機会となります。改めて新入社員の自己紹介時間を設けて、比較的カジュアルに自身のことについて語ってもらうと良いでしょう。

新入社員の歓迎会は、リアルでもオンラインでも実施可能です。

リモート勤務の場合、ZOOM等のWEB会議ツールで参加者をつなぎ、オンライン歓迎会を行います。

ケータリングなどの美味しい料理は、歓迎会に緊張する新入社員の心をときほぐすのにも有効です。積極的に活用しましょう。

日々の雑談

新入社員との関係性を一歩前進させるために、雑談の機会を意図的に設けることをおすすめします。まずは自分から心を開示する姿勢を見せましょう。

おすすめは、お昼休みのランチに誘うことです。オフィス近辺のレストランなどで、気軽に食事を楽しみましょう。「食事」は「人に良い事」と書きます。お互いの距離感を近づけるために、食事を取りながらの会話はとても有効です。

オフィスと離れた空間であることから、プライベートな話題も話しやすい雰囲気があります。ただし、家庭環境や交際関係などの話題はハラスメントと捉えられる危険性があるので、学生時代の部活動や学部など、初めは相手が話しやすそうな話題を選ぶとよいでしょう。

会社で社員の交流のための食事補助制度があれば、積極的に活用してください。

チャットツールの活用

リモートワークが多い会社の場合、チャットツールの積極的な活用が有効です。

入社後すぐに在宅勤務になった新入社員は、ひとりで孤独を抱えている場合があります。業務指示や進捗確認だけではなく、チャットツールを介したちょっとした雑談を行うとよいでしょう。

いきなり雑談をすることに抵抗がある場合は、雑談専用のチャットルームを作ることをおすすめします。持ち回りで雑談のネタを提供し、メンバーがそれぞれ自分の話を書き込みます。

みんなが書き込んでいれば私も書き込もうかな、と気軽にチャットしてくれる方もいるでしょう。また、顔を見て話したり、電話で話したりすることが苦手な方にとっては、チャットの方がうまく自己表現できる場合もあります。

業務に支障が出るほど雑談ばかりするのはＮＧですが、仕事の息抜き程度に、チャットツールでコミュニケーションを図るのは有益です。

社内報の活用

規模の大きな企業ほど、社内報による互いの認知は有効です。会社で社内報がある企業は、新入社員とのコミュニケーションツールとして積極的に活用しましょう。

新入社員に自己紹介やＰＲなどを記載してもらいます。すると社内報を見た社員から新入社員へ声をかけやすくなったり、一緒に仕事をする際の話のタネになったりします。

また、新入社員側の情報だけを一方的に掲載するのではなく、既存の社員や部署、チームなどの紹介をするのも有効です。新入社員にとって、「どの部署がどのような仕事をしているのか」「誰が何の業務を担当しているのか」などの情報は、把握するのに時間がかかります。社内報を通してあらかじめ情報を入手することで、新入社員側から既存社員へ話しかけやすくなるでしょう。

上司・先輩社員が新入社員とのコミュニケーションで注意すべき3つのポイント

最後に、上司・先輩社員が新入社員とのコミュニケーションで注意すべきポイントを3つご紹介します。

1. 新入社員の成長につながるコミュニケーションを
2. ハラスメントになりうる発言・行動は厳禁
3. 新入社員のプライベートを大切に

注意すべき言動の例やポイントを解説しますので、参考にしてください。

新入社員の成長につながるコミュニケーションを

新入社員の共感を得ようと、会社や仕事内容、他の同僚に対するネガティブな発言をしていませんか？

マイナス発言で新入社員と盛り上がるのは、彼らの成長を妨げる危険性があります。

【NG例】

• Ｃ課長の話、ほんとつまんないよね。聞き流してていいよ。俺も聞いてないし。
• こんな作業、適当にやってて大丈夫だよ。どうせダブルチェック入るんだから。
• この会社に入って5年経つけど、ほとんど給与が上がってないんだよね。だから近いうちに転職するんだ。

せっかく企業で成長しようとしている新入社員のモチベーションを下げたり、不要に不安がらせたりするのはＮＧです。上司・先輩社員として、活躍しようと努力する新入社員をサポートする声掛けを心掛けてください。

ハラスメントになりうる発言・行動は厳禁

セクシャルハラスメントやパワーハラスメントにつながるような言動は厳禁です。「自分が若いころは当たり前だった」「これくらいで気にする方が悪い」などと、一方的に自分の価値観を押し付け、言動を正当化してはいけません。

【NG例】

• 彼氏いないの？結婚したら仕事辞めるんでしょ？
• スタイルいいね。身長何センチ？
• こんなこともできないなんて、最近の若者は本当に使えない。

相手を不快にさせる言動、人格の否定、立場を利用した高圧的な言動などは、ハラスメントと捉えられるリスクがあります。

「ハラスメントかハラスメントでないか」と考えるより、相手を一人の人格として尊重する姿勢が大切です。

新入社員のプライベートを大切に

飲み会への参加を強制したり、しつこく相手のプライベート情報を聞き出そうとしたりする言動も慎みましょう。会社でどこまで踏み込んだ人間関係を築きたいかは、人それぞれです。

また、お子さんの育児や家族の介護が必要など、家庭環境もさまざまであるため、配慮が必要です。自分の感覚を押し付けず、相手の価値観や立場を尊重した言動を心がけてください。

【NG例】

• 夜暇でしょ？今日も飲みに行くから、お店の予約しておいて。
• 急で悪いけど、今週末は出張お願いね。
• どうして木曜はいつも早く帰るの？何してるの？

職場では見えない、従業員ひとりひとりの家庭生活やプライベートがあることを配慮し、お互いが気持ちよく働けるようにコミュニケーションを図りましょう。

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